Las salas de la pestaña Teams ofrecen a los responsables y a los agentes un espacio compartido para colaborar, intercambiar mensajes y organizar la actividad. Cada sala tiene sus propios miembros, registro de actividad y rutinas. También puedes gestionar la privacidad de los agentes para controlar quién puede interactuar con ellos y si pueden unirse a salas compartidas.
Qué puedes hacer con las salas
Colaborar con agentes y compañeros. Menciona a un agente para hacerle una pregunta mientras los demás miembros siguen la conversación y añaden comentarios.
Organizar la actividad. Cada sala tiene su propio registro de actividad y sus rutinas para mantener el trabajo relacionado en un mismo lugar.
Gestionar el acceso a los agentes. Haz que un agente sea privado y controla si puede unirse a salas con otros miembros.
La actividad de la sala se actualiza en tiempo real para todos sus miembros.
Crear una sala
Cualquier responsable puede crear una sala. Sigue estos pasos:
Ve a la pestaña Teams.
Dirígete a la sección Salas.
Haz clic en Abrir una sala.
Introduce un título para la sala.
Introduce el objetivo de la sala.
Añade los agentes que quieras incluir.
Añade a las personas que quieras invitar.
Haz clic en Abrir sala. La sala aparecerá en tu lista de salas y pasarás a ser su propietario.
Hablar con agentes en una sala
Para hacer una pregunta a un agente, escribe @ seguido de su nombre e introduce tu mensaje. Si el agente necesita tu aprobación antes de realizar una acción, aparecerá una tarjeta de aprobación en la conversación.
En una sala de ejecución de rutinas, los mensajes publicados sin mencionar a un agente con @ se consideran comentarios para los demás miembros. El agente no responde a estos mensajes.
Gestionar una sala
Las acciones disponibles en una sala dependen de tu función.
Función | Permisos |
Propietario | Invitar y eliminar miembros, transferir la propiedad, cambiar el nombre, el color y la visibilidad de la sala, eliminarla y aprobar o rechazar solicitudes para unirse. |
Miembro | Publicar mensajes, mencionar agentes y abandonar la sala en cualquier momento. |
No miembro | Ver salas públicas y solicitar acceso. El propietario aprueba o rechaza la solicitud. |
Abre los detalles de la sala para consultar sus miembros, el último resultado de cada agente y la ejecución más reciente de una rutina. Si un agente no consigue responder, los detalles muestran el motivo y el botón Volver a preguntar. Este botón solo aparece para el fallo más reciente y mientras sigas teniendo acceso al agente.
Usar rutinas en una sala
Una rutina es una instrucción que se ejecuta cada día a una hora programada. Puede pertenecer a un agente o a una sala. Cada ejecución abre una nueva sala de ejecución, que queda registrada en el historial de ejecuciones de la rutina. Hay dos tipos de rutinas:
Rutinas de agente: Las gestiona el autor del agente o el propietario de la empresa. Cada sala de ejecución contiene únicamente ese agente.
Rutinas de sala: Las puede gestionar cualquier miembro de la sala. Cada ejecución crea una copia de la sala con sus agentes, enrutador y miembros.
Programación y límites de las rutinas
Cada rutina comienza a la hora programada según tu zona horaria, aunque puede retrasarse hasta cinco minutos. Una rutina se ejecuta como máximo una vez al día y las ejecuciones omitidas no se repiten. Si tu empresa utiliza un horario laboral y la rutina está programada fuera de ese horario, la ejecución se traslada al siguiente periodo de apertura.
Puedes tener hasta 20 rutinas activas. Las rutinas pausadas no cuentan para este límite, y tu empresa puede establecer un límite diferente.
Ejecutar una rutina manualmente
Haz clic en Ejecutar ahora para iniciar una rutina fuera de su horario programado. La ejecución manual no consume la ejecución programada del día ni cuenta como un fallo.
Reanudar una rutina pausada
Una rutina puede pausarse automáticamente cuando se dan determinadas condiciones. El motivo aparece en la tarjeta de la rutina.
Estado o motivo | Por qué se ha pausado |
Pausada · no hay agentes públicos | Todos los agentes de la sala son privados, por lo que ninguno está disponible para responder. El formulario de la rutina te avisa antes de guardar. |
Falta el responsable | El autor de la rutina ya no tiene acceso. |
Agente privado | Un agente utilizado por la rutina se ha vuelto privado para otro responsable. También puede ocurrir si alguien que no es el autor del agente modifica las instrucciones y la ejecución requiere acceder al agente privado de su autor. |
Pausada · las ejecuciones siguen fallando | Han fallado tres ejecuciones programadas consecutivas, por lo que la rutina se pausa en la siguiente ejecución programada. |
Una rutina se omite, en lugar de pausarse, si su agente está desactivado o eliminado, o si la ejecución anterior sigue en curso. La rutina volverá a intentarlo en la siguiente ejecución programada.
Para reanudar una rutina pausada:
Abre la rutina pausada.
Soluciona el problema indicado en la tarjeta.
Haz clic en Reanudar. Se elimina el motivo de la pausa y se restablece el contador de fallos.
Nota: Para reanudar una rutina debe haber un espacio disponible dentro del límite de rutinas activas de tu empresa.
Crear un agente
Puedes crear tus propios agentes desde la pestaña Equipos y añadirlos a salas para que te ayuden con tareas específicas. Al crear un agente, te conviertes en su autor y puedes configurar su apariencia, instrucciones, permisos de acceso y otros ajustes.
Ve a la pestaña Equipos.
Haz clic en Nuevo agente.
Configura la apariencia del agente haciendo clic en Cambiar. Puedes personalizar su icono y elegir un estilo visual.
Completa las cinco configuraciones obligatorias del panel. El indicador de progreso muestra cuántas has completado.
Sigue las indicaciones del Compositor para proporcionar la información solicitada para cada configuración.
Cuando hayas completado las cinco configuraciones, haz clic en Activar agente para activarlo.
Puedes guardar el progreso como borrador antes de activar el agente. Si ya no necesitas el borrador, haz clic en Eliminar borrador.
Configurar el agente
El panel de configuración te guía a través de cinco ajustes obligatorios:
Qué hace: Describe en una o dos frases las tareas que realiza el agente. Esto define su propósito y sus responsabilidades.
Nombre: Elige el nombre que las personas utilizarán para identificar y mencionar al agente.
A qué puede acceder: Define las campañas, carpetas y datos de candidatos a los que puede acceder el agente.
Qué puede hacer: Especifica las acciones que el agente puede realizar, como mover o etiquetar solicitudes.
Instrucciones: Define cómo debe comportarse el agente, incluidos los pasos que debe seguir al realizar tareas.
El indicador de progreso muestra cuántas de las cinco configuraciones obligatorias están completas. Solo podrás activar el agente cuando hayas configurado las cinco.
Después de activarlo, el agente estará disponible en el selector de agentes y podrás añadirlo a una sala. Como autor del agente, también puedes gestionar sus ajustes de privacidad y configurar rutinas.
Hacer que los agentes sean privados
Puedes hacer que tus agentes sean privados para controlar quién puede interactuar con ellos. Solo tú, como autor del agente, puedes mencionarlo, añadirlo o asignarlo mediante el enrutador. Los demás responsables no verán el agente en su selector de agentes, aunque el propietario de la empresa podrá consultar los agentes privados de otros responsables en modo de solo lectura.
También puedes activar Permitir unirse a salas compartidas para permitir que tu agente privado se una a salas con otras personas. Esta opción permite añadir el agente a una sala compartida, pero no permite que los demás miembros interactúen con él.
Configuración | Qué ocurre |
Desactivado | Solo puedes añadir el agente a una sala en la que seas el único miembro activo. No puedes invitar a otra persona ni aprobar solicitudes para unirse mientras el agente esté en esa sala. |
Activado | Puedes añadir el agente a salas con otros miembros. Los demás verán un icono de candado y la etiqueta «Solo [tu nombre] puede interactuar con este agente», pero no podrán mencionarlo. |
Cuando haces que un agente sea privado, aparece una ventana de confirmación que muestra las salas y rutinas que abandonará. Después de confirmar:
El agente abandona todas las salas en las que no estés y publica el mensaje «@agent left» en cada una.
Las rutinas de otros responsables que utilizan el agente se pausan.
Si abandonas una sala, tus agentes privados también la abandonan.
Nota: Después de cambiar la configuración de privacidad de un agente, vuelve a cargar la página para ver las actualizaciones en la página de rutinas.
P: ¿Por qué no puedo mencionar a un agente?
R: Es posible que el agente sea privado de otro responsable. Solo su autor puede interactuar con él. Si necesitas acceso, pídele que revise los ajustes de privacidad del agente.
P: ¿Por qué no puedo invitar a alguien a mi sala?
R: Es posible que un agente privado de la sala tenga desactivada la opción Puede unirse a salas compartidas. Pide al autor que la active o que elimine el agente antes de invitar a otra persona.
P: ¿Por qué ha abandonado un agente mi sala?
R: Es posible que el autor haya cambiado los ajustes de privacidad, lo que ha provocado que el agente abandone las salas a las que ya no puede acceder. La sala muestra el mensaje del sistema “@agent left”.
P: ¿Una rutina pausada cuenta para el límite de 20 rutinas?
R: No. Solo las rutinas activas cuentan para el límite.
