L'onglet Équipes offre aux responsables et aux agents un espace partagé pour collaborer, échanger des messages et organiser leurs activités. Vous pouvez retrouver vos conversations dans Équipes > Personnes.
Vous pouvez discuter directement avec un agent ou démarrer une conversation de groupe avec plusieurs agents et membres de votre équipe. Chaque conversation possède son propre historique d'activité, et vous pouvez configurer des routines pour automatiser les tâches récurrentes.
Vous pouvez également gérer la confidentialité des agents afin de contrôler qui peut interagir avec eux et s'ils peuvent participer à des conversations partagées.
Remarque : L'onglet Équipes doit être activé pour votre compte. Si vous ne le voyez pas encore, contactez votre gestionnaire de compte.
Collaborez et restez organisé
Collaborez avec les agents et les membres de votre équipe. Mentionnez un agent pour lui poser une question pendant que les autres participants suivent la conversation et ajoutent des commentaires.
Organisez vos activités. Chaque conversation dispose de son propre journal d'activité et de ses routines pour regrouper les tâches associées.
Gérez l'accès aux agents. Rendez un agent privé et contrôlez s'il peut participer à des conversations avec d'autres membres.
Démarrez une conversation avec des agents et des membres de votre équipe
Tout responsable peut démarrer une conversation avec des agents, des membres de son équipe ou les deux.
Selon les personnes ajoutées :
Un seul agent : Une conversation individuelle s'ouvre.
Plusieurs agents ou au moins un membre de l'équipe : Une conversation de groupe s'ouvre.
Pour démarrer une conversation :
Accédez à l'onglet Équipes.
Cliquez sur Nouveau message. Un brouillon apparaît dans votre liste.
Dans le champ À, ajoutez les agents et les personnes que vous souhaitez inclure. Vous pouvez également sélectionner un agent dans Agents ou saisir @ suivi de son nom dans votre message.
Rédigez votre message et envoyez-le.
La conversation apparaît dans l'onglet Personnes, et vous en devenez le propriétaire.
Gérez les paramètres des conversations
Après avoir créé une conversation de groupe, vous pouvez modifier son apparence et sa visibilité.
Ouvrez la conversation.
Cliquez sur l'icône de modification située sur l'icône de la conversation, en haut du panneau de détails.
Dans Apparence de la conversation, modifiez les options suivantes :
Titre : Renommez la conversation. Le titre initial est généré à partir de son objectif ou du premier message.
Qui peut la voir : Sélectionnez Publique pour permettre aux autres responsables de trouver la conversation et de demander à la rejoindre, ou Privée pour que seuls les membres actuels connaissent son existence.
Couleur : Choisissez une couleur pour l'icône de la conversation.
Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les modifications.
Discutez avec des agents dans les conversations de groupe
Pour poser une question à un agent, saisissez @ suivi de son nom, puis envoyez votre message. Si l'agent a besoin de votre approbation avant d'effectuer une action, une carte d'approbation apparaît dans la conversation.
Dans les conversations créées lors de l'exécution de routines, les messages sans mention @ sont considérés comme des commentaires destinés aux autres participants. L'agent ne répondra pas à ces messages.
Gérez les conversations de groupe
Les actions disponibles dépendent de votre rôle.
Rôle | Autorisations |
Propriétaire | Inviter ou supprimer des participants, transférer la propriété, modifier le nom, la couleur et la visibilité de la conversation, la supprimer et approuver ou refuser les demandes d'adhésion. |
Membre | Envoyer des messages, mentionner des agents et quitter la conversation à tout moment. |
Non-membre | Consulter les conversations publiques et demander à les rejoindre. Le propriétaire doit approuver la demande. |
Ouvrez les détails de la conversation pour consulter ses participants, le dernier résultat de chaque agent et l'exécution la plus récente d'une routine.
Si un agent ne parvient pas à répondre, le panneau de détails affiche la raison et un bouton Redemander. Ce bouton n'est disponible que pour le dernier échec et uniquement tant que vous avez accès à l'agent.
Automatisez les tâches avec des routines
Les routines permettent d'automatiser les tâches récurrentes en programmant des agents pour exécuter des instructions à une heure précise chaque jour.
Vous pouvez créer des routines pour :
Agents individuels : Programmez des tâches pour un agent spécifique. Chaque exécution crée une conversation distincte contenant uniquement cet agent.
Conversations de groupe : Programmez des tâches impliquant plusieurs agents ou membres de l'équipe. Chaque exécution crée une nouvelle conversation avec les mêmes agents, participants et paramètres.
Planification et limites des routines
Les routines démarrent à l'heure programmée selon votre fuseau horaire, bien que leur exécution puisse être retardée de cinq minutes maximum. Chaque routine s'exécute au maximum une fois par jour, et les exécutions manquées ne sont pas rattrapées. Si votre entreprise a défini des horaires d'ouverture et qu'une routine est programmée en dehors de ces horaires, son exécution est reportée à la prochaine ouverture.
Vous pouvez avoir jusqu'à 20 routines actives. Les routines suspendues ne sont pas prises en compte dans cette limite, et votre entreprise peut définir une limite différente.
Approuvez automatiquement les actions
Vous pouvez autoriser une routine à effectuer certaines actions sans demander votre approbation à chaque fois. Cette option est disponible lors de la création ou de la modification d'une routine. Les actions sélectionnées sont exécutées en votre nom, tandis que les actions non sélectionnées nécessitent toujours votre approbation dans la conversation générée par la routine.
Pour sélectionner les actions, développez une catégorie et cochez les options que vous souhaitez autoriser, ou cliquez sur Tout cocher pour sélectionner toutes les actions de la catégorie.
Catégorie | Actions |
Rapports et e-mails | Créer des rapports PDF, exporter des fichiers CSV et envoyer des e-mails aux collègues (réservé aux responsables de l'entreprise). |
Configuration du recrutement | Créer, mettre à jour et réorganiser les autoflows ; créer et renommer des ensembles d'autoflows ; associer ou dissocier des ensembles d'autoflows d'une campagne ; dissocier et réorganiser des actions. |
Si l'agent doit effectuer plusieurs actions pour terminer une tâche, toutes doivent être autorisées pour que l'exécution se déroule sans approbation.
Par exemple, si vous sélectionnez Envoyer des e-mails aux collègues, mais pas Créer des rapports PDF, l'envoi d'un e-mail contenant un rapport PDF en pièce jointe nécessitera toujours votre approbation.
Exécutez une routine manuellement
Cliquez sur Exécuter maintenant pour démarrer une routine en dehors de son horaire programmé. Une exécution manuelle ne remplace pas l'exécution programmée du jour et n'est pas comptabilisée comme un échec.
Reprenez une routine suspendue
Une routine peut être automatiquement suspendue lorsque certaines conditions empêchent son exécution. La raison apparaît sur la fiche de la routine.
Statut ou raison | Pourquoi la routine a été suspendue |
Suspendue · aucun agent public | Tous les agents de la conversation sont privés. Aucun n'est donc disponible pour répondre. Le formulaire de la routine affiche un avertissement avant l'enregistrement. |
Responsable indisponible | L'auteur de la routine n'a plus accès à celle-ci. |
Agent privé | Un agent utilisé par la routine est devenu privé pour un autre responsable. Cela peut également se produire lorsqu'une personne autre que l'auteur de l'agent modifie les instructions et que l'exécution nécessite l'accès à cet agent privé. |
Suspendue · échecs consécutifs | Trois exécutions programmées consécutives ont échoué. La routine est donc suspendue lors de sa prochaine exécution programmée. |
Une routine est ignorée plutôt que suspendue si son agent est désactivé ou supprimé, ou si l'exécution précédente est toujours en cours. La routine réessaiera à la prochaine heure programmée.
Pour reprendre une routine suspendue :
Ouvrez la routine suspendue.
Résolvez le problème indiqué sur sa fiche.
Cliquez sur Reprendre. La raison de la suspension disparaît et le compteur d'échecs est réinitialisé.
Remarque : Pour reprendre une routine, une place doit être disponible dans la limite des routines actives de votre entreprise.
Créez un agent
Vous pouvez créer des agents personnalisés depuis l'onglet Équipes et les utiliser dans des conversations individuelles ou de groupe. Lorsque vous créez un agent, vous en devenez l'auteur et pouvez configurer son apparence, ses instructions, ses accès et d'autres paramètres.
Accédez à l'onglet Équipes.
Cliquez sur Nouvel agent.
Configurez l'apparence de l'agent en cliquant sur Modifier. Vous pouvez personnaliser son icône et choisir un style visuel.
Configurez l’agent en remplissant les cinq paramètres obligatoires dans le panneau de configuration. Le panneau suit votre progression à mesure que vous remplissez chaque paramètre.
Suivez les indications dans Composer pour fournir les informations demandées pour chaque configuration.
Une fois les cinq paramètres remplis, cliquez sur Activer l’agent pour le rendre disponible.
Vous pouvez enregistrer votre progression en tant que brouillon avant d'activer l'agent. Si vous n'avez plus besoin du brouillon, cliquez sur Supprimer le brouillon.
Configurez votre agent
Le panneau de configuration vous guide à travers cinq paramètres obligatoires :
Paramètre | Description |
Nom | Choisissez le nom que les utilisateurs emploieront pour identifier et mentionner l'agent. |
Ce qu'il fait | Décrivez en une ou deux phrases les tâches effectuées par l'agent. Cela permet de définir son objectif et ses responsabilités. |
Peut lire | Définissez les campagnes, les dossiers et les données des candidats auxquels l'agent peut accéder. |
Peut faire | Précisez les actions que l'agent est autorisé à effectuer, comme déplacer des candidatures ou leur attribuer des étiquettes. |
Instructions | Définissez le comportement de l'agent et les étapes qu'il doit suivre pour accomplir ses tâches. |
L'indicateur de progression affiche le nombre de paramètres complétés. Vous ne pouvez activer l'agent qu'une fois les cinq paramètres configurés.
Une fois activé, l'agent apparaît dans le sélecteur d'agents et peut être ajouté aux conversations. En tant qu'auteur, vous pouvez également gérer ses paramètres de confidentialité et créer des routines pour lui.
Rendez les agents privés
Vous pouvez rendre un agent privé afin de contrôler qui peut interagir avec lui.
Seul vous, en tant qu'auteur de l'agent, pouvez le mentionner, l'ajouter ou l'attribuer via le système de routage.
Les autres responsables ne verront pas l'agent dans leur sélecteur d'agents. Toutefois, le propriétaire de l'entreprise pourra consulter les agents privés d'autres responsables en mode lecture seule.
Autorisez les agents privés à participer aux conversations partagées
Vous pouvez activer Peut rejoindre des conversations partagées pour permettre à votre agent privé de participer à des conversations de groupe avec d'autres collègues. Ce paramètre permet d'ajouter l'agent à des conversations partagées, mais n'autorise pas les autres participants à interagir avec lui.
Paramètre | Comportement |
Désactivé | L'agent ne peut participer qu'aux conversations dans lesquelles vous êtes le seul membre actif. Vous ne pouvez pas inviter d'autres personnes ni approuver des demandes d'adhésion tant que l'agent est présent. |
Activé | L'agent peut participer à des conversations de groupe. Les autres membres verront une icône de cadenas et le message Seul [votre nom] peut lui poser des questions, mais ne pourront pas le mentionner. |
Lorsque vous rendez un agent privé, une fenêtre de confirmation affiche les conversations et les routines qu'il quittera.
Après confirmation :
L'agent quitte toutes les conversations auxquelles vous ne participez pas et publie un message @agent a quitté la conversation dans chacune d'elles.
Les routines créées par d'autres responsables qui utilisent cet agent sont suspendues.
Si vous quittez une conversation, vos agents privés la quittent également.
Remarque : Après avoir modifié les paramètres de confidentialité d'un agent, actualisez la page pour voir les changements sur la page Routines.
Q : Pourquoi ne puis-je pas mentionner un agent ?
R : L'agent est peut-être privé et appartient à un autre responsable. Seul son auteur peut interagir avec lui. Si vous avez besoin d'y accéder, demandez à son auteur de vérifier les paramètres de confidentialité de l'agent.
Q : Pourquoi ne puis-je pas inviter quelqu'un dans une conversation de groupe ?
R : Un agent privé présent dans la conversation peut avoir désactivé l'option Peut rejoindre des conversations partagées. Demandez à l'auteur de l'agent d'activer ce paramètre ou de retirer l'agent avant d'inviter un autre participant.
Q : Pourquoi un agent a-t-il quitté une conversation de groupe ?
R : L'auteur de l'agent a peut-être modifié ses paramètres de confidentialité, ce qui l'a amené à quitter les conversations auxquelles il n'a plus accès. Un message @agent a quitté la conversation apparaîtra dans la conversation.
Q : Une routine suspendue compte-t-elle dans la limite de 20 routines ?
R : Non. Seules les routines actives sont prises en compte dans cette limite.
