การจ้างงานที่รวดเร็วขึ้นด้วย Autoflow

Autoflow เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้คุณโต้ตอบกับผู้สมัครโดยอัตโนมัติตามคุณลักษณะของผู้สมัคร (Candidate Attributes) ทำให้สามารถจัดการใบสมัครจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ด้วย Autoflow คุณสามารถส่งข้อความอัตโนมัติ ย้ายผู้สมัครไปยังแคมเปญหรือโฟลเดอร์ที่กำหนด และดำเนินการอื่นๆ ได้อีกมากมาย

คุณสามารถค้นหาเครื่องมือ Autoflow สำหรับแต่ละแคมเปญได้โดยคลิกที่ปุ่ม Autoflow ภายใน Settings ของแคมเปญของคุณ จากนั้นคลิกปุ่ม Add Action เพื่อสร้าง Autoflow ใหม่

วิธีใช้ Autoflow

Autoflow ใช้โครงสร้าง if this, then that ซึ่งหมายความว่ามีสองส่วนคือ Trigger (if this) และ Action (then that) ซึ่งจะถูกดำเนินการเมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด คุณสามารถเริ่มสร้าง Autoflow ได้โดยคลิกที่ปุ่ม Create Trigger

การสร้าง Trigger

1. เลือกโฟลเดอร์ที่เป็น Trigger: ผู้สมัครทุกคนที่เข้ามาในโฟลเดอร์นี้จะถูกตรวจสอบโดย Autoflow คลิก Next

2. กำหนดเงื่อนไข: เงื่อนไขจะขึ้นอยู่กับคุณลักษณะของผู้สมัคร (Candidate Attributes) ซึ่งสามารถเปรียบเทียบกับค่าที่เลือกได้โดยใช้ตัวดำเนินการ (เช่น is, is not, is present ฯลฯ) คลิก Add เพื่อเพิ่มเงื่อนไข

3. เชื่อมโยงเงื่อนไข: คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขหลายข้อและเชื่อมโยงด้วย AND/OR

AND หมายถึงผู้สมัครต้องตรงกับทุกเงื่อนไขที่กำหนด
OR หมายถึงผู้สมัครต้องตรงกับเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งที่กำหนด

เมื่อเสร็จแล้ว คลิก Create

4. เพียงเท่านี้! คุณได้สร้าง Trigger แล้ว หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนนี้ โปรดดูบทความเชิงลึกเกี่ยวกับ Autoflow Triggers

การสร้าง Action

1. คลิก Add Action เพื่อเลือกสิ่งที่ Autoflow จะทำเมื่อเงื่อนไขตรงตามที่กำหนด

2. เลือกหนึ่งใน Bulk Actions หรือ Message Actions ที่มีอยู่

3. กรอกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับ Action นั้นๆ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Action สามารถดูบทความเชิงลึกที่นี่: Autoflow Actions

4. คลิก Save และเสร็จเรียบร้อย! Autoflow พร้อมทำงานแล้ว

การจัดลำดับใหม่ของ Autoflows

คุณสามารถปรับลำดับ Autoflows ได้ตลอดเวลาเพื่อให้เหมาะสมกับกระบวนการสรรหาของคุณมากขึ้น คลิกที่เมนูสามจุด ⋮ จากนั้นเลือก Reorder ตอนนี้คุณสามารถลากและวาง Autoflow ที่มีอยู่เพื่อจัดเรียงใหม่ได้

การทำซ้ำ Autoflows

คุณสามารถทำสำเนา Autoflow ของคุณและแก้ไขเพื่อสร้างกระบวนการที่คล้ายกันได้ ในเมนูสามจุด ⋮ คุณจะพบตัวเลือก Duplicate จากนั้นคุณสามารถแก้ไข Autoflow ที่ทำซ้ำให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

การเก็บถาวร Autoflows

คุณสามารถเก็บถาวร Autoflow ที่มีอยู่เพื่อลดความซับซ้อนของรายการ Autoflow ซึ่งจะมีผลเหมือนกับการปิดใช้งาน Autoflow แต่จะไม่ปรากฏในเมนู Actions ในเมนูสามจุด ⋮ คุณจะพบตัวเลือก Archive หากต้องการตรวจสอบและกู้คืน Autoflow ที่เก็บถาวร สามารถไปที่ Archive tab

"เวอร์ชัน" ของ Autoflow

Version log แสดงการตั้งค่าของ Autoflow ที่ถูกเรียกใช้และเวอร์ชันปัจจุบันที่ใช้งานอยู่

ภาพที่สองแสดงเวอร์ชันปัจจุบันของ Autoflow ซึ่งเป็นเวอร์ชัน 4 ซึ่งช่วยให้เราตรวจสอบได้ว่า Autoflow ที่มีปัญหาได้รับการแก้ไขหรือไม่

สิ่งนี้ช่วยให้เราตรวจสอบได้ว่าเวอร์ชันของ Autoflow ที่ถูกรายงานมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ แทนที่จะสันนิษฐานทันทีว่ามีปัญหากับ Autoflow เราสามารถตรวจสอบเวอร์ชันก่อนหน้าเพื่อดูว่ามีรูปแบบที่แตกต่างกันหรือไม่ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในกรณีที่ไม่สามารถจำลองปัญหาได้

Q: Autoflow ใช้เวลากี่นาทีในการทำงาน?
A: ระบบจะตรวจสอบผู้สมัครภายใน 5 นาทีหลังจากที่พวกเขาเข้าสู่โฟลเดอร์

Q: ลำดับของ Autoflow มีความสำคัญหรือไม่?
A: ใช่ Autoflow จะถูกตรวจสอบตามลำดับที่แสดงในรายการ โปรดจำสิ่งนี้ไว้เมื่อย้ายโฟลเดอร์หรือแคมเปญของผู้สมัคร เพราะการย้ายอาจทำให้พวกเขาไม่ผ่านเงื่อนไขของ Autoflow ถัดไป

Q: ฉันสามารถค้นหา Autoflow ของแคมเปญของฉันได้ที่ไหน?
A: คุณสามารถพบได้ใน การตั้งค่าแคมเปญ จากรายการแคมเปญ ให้คลิกที่ปุ่มเมนูสามจุดของแคมเปญที่คุณต้องการ และเลือก ตัวเลือก (Options) จากนั้นคุณสามารถเข้าถึง ตัวเลือกของ Autoflow ได้ที่แถบด้านซ้าย

Q: ทำไมฉันถึงไม่เห็น Autoflow ในการตั้งค่าแคมเปญของฉัน?
A: Autoflow เปิดใช้งานสำหรับบัญชีส่วนใหญ่ แต่หากไม่ปรากฏใน การตั้งค่าแคมเปญ ของคุณ โปรดติดต่อ ผู้จัดการบัญชี (Account Manager) เพื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ให้คุณ

Q: ฉันจะเปิด/ปิดใช้งาน Autoflow ได้อย่างไร?
A: คลิกที่ Action ของคุณ และเมื่ออยู่ภายในหน้าตั้งค่า Autoflow แล้ว ให้กดที่ สวิตช์สีเขียว ที่มุมขวาบน การกดปิดสวิตช์นี้จะเป็นการปิดใช้งาน Autoflow และหากต้องการเปิดใช้งานอีกครั้งให้กดสวิตช์อีกครั้ง

Q: ฉันสามารถคัดลอก Autoflow จากแคมเปญหนึ่งไปยังอีกแคมเปญหนึ่งได้อย่างไร?
A: คุณสามารถทำตาม บทช่วยสอนเกี่ยวกับการคัดลอกการตั้งค่า Autoflow ได้ที่นี่

Q: ใครสามารถสร้างและแก้ไข Autoflow ได้บ้าง?
A: ผู้ใช้ทุกระดับ ยกเว้น Limited Managers สามารถดู Autoflow ของแคมเปญได้ อย่างไรก็ตาม มีเพียง Owner เท่านั้นที่สามารถเพิ่มหรือแก้ไข Autoflow ได้

Q: ทำไมผู้สมัครบางคนถึงไม่ได้รับผลกระทบจาก Autoflow?
A: Autoflow จะมีผลกับผู้สมัครเพียงครั้งเดียว เมื่อพวกเขาเข้าสู่โฟลเดอร์เป็นครั้งแรก หาก Autoflow ได้ตรวจสอบผู้สมัครไปแล้ว (ไม่ว่าการกระทำนั้นจะถูกดำเนินการหรือไม่ก็ตาม) ระบบจะไม่ทำซ้ำอีก

Q: ทำไม Autoflow ถึงไม่มีผลกับผู้สมัครเลย?
A: โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า โฟลเดอร์ที่คุณเลือกตรงกับโฟลเดอร์ที่คุณกำลังส่งผู้สมัครเข้าไป หากการตั้งค่าทุกอย่างถูกต้องแต่ Autoflow ยังไม่ทำงาน โปรดติดต่อเราผ่าน Intercom ที่มุมขวาล่างของหน้าจอเพื่อรับความช่วยเหลือ

Q: ข้อความสีแดง "Disabled" ในเงื่อนไขของ Autoflow หมายถึงอะไร?
A: ถ้าคุณเห็นข้อความนี้ แสดงว่า Candidate Attribute ที่เกี่ยวข้องกับ Autoflow ถูกลบไปแล้ว คุณสามารถแก้ไข Autoflow เพื่อปรับให้เข้ากับ Attribute ใหม่ได้

Q: สถานะ "Unqualified" ของ Autoflow หมายถึงอะไร?
A: สถานะนี้เกิดขึ้นในกรณีต่อไปนี้:

ข้อมูลของผู้สมัครเปลี่ยนแปลง ทำให้เงื่อนไขของ Autoflow ไม่ตรงอีกต่อไป (เช่น ต้องการส่งข้อความหลังจาก 5 นาที แต่ผู้สมัครถูกย้ายไปโฟลเดอร์อื่นก่อนหน้านั้น)
ผู้สมัครเข้าเงื่อนไขของ 2 Autoflow พร้อมกัน (เช่น ย้ายไปโฟลเดอร์ Completed และส่งข้อความ) ซึ่งระบบจะดำเนินการเฉพาะเงื่อนไขแรก ส่วนเงื่อนไขที่สองจะถูกทำเครื่องหมายว่า "Unqualified"
ลำดับของ Autoflow ไม่ถูกดำเนินการจากบนลงล่าง ซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อมีหลาย Action ถูกตั้งค่าไว้ภายใต้เงื่อนไขเดียวกัน

Q: ทำไมข้อความ Autoflow ที่มี Calendar token ถึงไม่ถูกส่ง?
A: หากคุณใช้ Assigned Recruiter token โปรดตรวจสอบว่าผู้สมัครอยู่ในขั้นตอนที่มีการกำหนด Recruiter แล้ว หากยังไม่มี Recruiter ข้อความจะไม่ถูกส่ง

Q: Autoflow จะทำงานทันทีหลังจากที่ฉันสร้างมันขึ้นมาหรือไม่?
A: Autoflow จะทำงาน เฉพาะกับผู้สมัครที่เพิ่งเข้าสู่โฟลเดอร์ เท่านั้น หากคุณต้องการให้มีผลกับผู้สมัครที่มีอยู่เดิม คุณสามารถ ย้ายพวกเขาไปยังโฟลเดอร์เดิมอีกครั้ง

📚 ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานของ Autoflow แล้ว! ลองสำรวจบทความเพิ่มเติมเพื่อเป็นผู้เชี่ยวชาญใน Autoflow:

Autoflow Triggers - เรียนรู้เกี่ยวกับเงื่อนไขและการตั้งค่า Trigger ของ Autoflow
Autoflow Actions - ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Action ต่างๆ ที่ Autoflow สามารถดำเนินการได้
Use Case for Autoflow - ไอเดียและตัวอย่างการใช้งาน Autoflow เพื่อช่วยคัดกรองผู้สมัคร

Q: "Version" ใน Autoflow หมายถึงอะไร?
A: "Version" ใน Autoflow แสดงให้เห็นถึงเวอร์ชันปัจจุบันของ Autoflow และบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น หาก Autoflow ถูกกำหนดให้เป็น "Version 2" การกระทำใดๆ ที่ถูกเรียกใช้โดย Autoflow นั้นก็จะถูกบันทึกเป็น "Version 2" เช่นกันใน AP Autoflow logs

เมื่อคุณแก้ไข Autoflow ระบบจะเพิ่มหมายเลขเวอร์ชันโดยอัตโนมัติ (เช่น เปลี่ยนเป็น "Version 3") ระบบนี้ช่วยให้คุณสามารถระบุได้ว่าเวอร์ชันใดของ Autoflow กำลังทำงานอยู่ในช่วงเวลานั้นๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง

การส่งออกข้อมูลผู้สมัคร