Contract Hub es una parte nativa del CRM de Talkpush que reemplaza el producto de firma electrónica independiente para las empresas que lo activan. Un reclutador crea un contrato, elige quién lo firma, escribe el mensaje que lleva el enlace de firma y lo publica. A partir de ahí, el CRM emite, envía, recopila y archiva el documento firmado — sin un segundo producto, sin un inicio de sesión aparte y sin necesidad de configurar un autoflow.

Contract Hub aparece en el menú de productos de todos los roles de manager, incluidos los managers limitados. La configuración a nivel de empresa, como el sellado y el vencimiento predeterminado del enlace, está restringida a usuarios con acceso de Propietario.

Los contratos dejan de ser una tarea aparte. En lugar de enviar a un candidato a una cuenta de firma electrónica independiente y esperar que su estado vuelva al CRM, todo el proceso — crear el documento, enviarlo, ver cómo se firma y archivar el resultado — ocurre en el mismo lugar donde ya trabajan los reclutadores.

Antes de entrar en el detalle página por página, así es todo el proceso de principio a fin:

Las secciones a continuación recorren Contract Hub en ese mismo orden: primero activarlo y configurar los valores predeterminados de la empresa, luego crear y enviar un contrato, después qué ve el candidato y, por último, cómo hacer seguimiento hasta llegar a un documento firmado y archivado.

Contract Hub se activa por empresa — comunícate con tu Ingeniero de Soluciones o tu Gerente de Cuenta si quieres que se habilite Contract Hub nativo. Una vez habilitado, Contract Hub aparece en el menú de productos con su propio menú lateral: Panel, Contratos y Firmas. Todos los roles de manager, incluidos los managers limitados, tienen acceso completo a los tres; la configuración a nivel de empresa sigue el mismo control de acceso de Propietario de Configuración de la empresa.

El Panel es lo primero que ves cada vez que abres Contract Hub, y su función es responder de un vistazo "cómo van las cosas":

Aquí es donde ocurre la configuración del contrato — crear un contrato, decidir a quién apunta y preparar el documento en sí. La pestaña Contratos muestra cada contrato que has creado, con su número CT-, descripción, chip de estado (Borrador, Publicado o Archivado), firmantes, un resumen de su segmentación y cuándo cambió por última vez. Los contratos se organizan en las pestañas Activos y Archivados, se pueden buscar por nombre y se ordenan mostrando primero el cambio más reciente.

Cada fila tiene un menú que se adapta al estado de ese contrato, con alguna combinación de: Editar, Vista previa, Duplicar, Publicar o Anular publicación, Configuración de descarga, Revertir sesiones sin firmar, Historial, y Archivar o Restaurar.

Una pestaña de Orden de firma agrupa los contratos que pueden llegar al mismo candidato; arrástralos para definir el orden en que sus documentos deben aparecer en la sesión de firma de ese candidato.

Haz clic en Nuevo contrato para abrir el asistente. Son cinco pasos, guardados como borrador a medida que avanzas, así que si sales y vuelves más tarde, tu trabajo se conserva:

Finalizar te lleva al editor.

Una vez que el asistente te lleva al editor, aquí es donde el documento que subiste se convierte en algo que un firmante realmente puede completar y firmar — colocando un campo de Firmar aquí para cada firmante, campos de texto para cosas como una fecha de inicio o un salario, y cualquier otro dato que necesite el contrato. Nada se puede completar hasta que se coloca un campo para eso.

Hay dos caminos según lo que hayas subido: mantén un PDF tal cual y obtienes solo vista previa (superpuesto); cualquier otra cosa se abre como editable. El encabezado, el panel lateral y los controles de publicación son idénticos en ambos casos.

Encabezado — controles que están arriba del documento:

Camino del documento editable — cuando el texto es tuyo para escribir y los campos se ubican dentro de él como si fueran palabras:

Camino solo vista previa (superpuesto) — cuando las páginas del PDF se mantienen exactamente como se subieron, con los campos dibujados encima:

El panel lateral contiene todo lo demás que necesitarás mientras creas el documento:

Una vez colocado cada campo, el documento está listo. Aun así, no va a llegar a nadie por sí solo — para eso está la publicación.

No hay un paso de "enviar" aparte — publicar un contrato es lo que lo envía. Cuando haces clic en Publicar, un cuadro de diálogo confirma las campañas, carpetas y condiciones sobre las que actúa el contrato, además de una opción para enviarlo de inmediato a los candidatos que ya están en esas carpetas, con un conteo de cuántos son. A partir de ese momento, cualquier candidato que llegue a una campaña y carpeta que coincidan recibe el contrato y el mensaje automáticamente, según el horario que definiste en Mensaje y recordatorios — sin necesidad de configurar una acción de autoflow.

Publicar toma una instantánea del documento — esa instantánea es lo que leen los candidatos; los cambios posteriores van a una copia de trabajo que nadie ve hasta que vuelvas a publicar. Una vez que un contrato está activo, Publicar vuelve a activarse en cuanto la copia de trabajo difiere de lo publicado. Al presionarlo, se mueve a la nueva versión todo documento que nadie haya firmado aún, conservando las respuestas ya guardadas; un documento que alguien ya firmó mantiene la versión que firmó, así el PDF final siempre coincide con lo que realmente se acordó. Anular publicación detiene la emisión del contrato a nuevos candidatos — quien ya tenga un enlace puede seguir firmando.

Desde aquí, un candidato que cumpla con tu segmentación recibe su enlace automáticamente — consulta Cómo lo ve el candidato para ver qué experimenta, o salta directo a La página de Firmas para hacerle seguimiento.

¿Necesitas cambiar algo más adelante? Abre un contrato desde la lista de Contratos, su página de vista previa, o directamente desde la URL del editor. Un borrador se guarda automáticamente y se puede publicar cuando esté listo; un contrato archivado necesita restaurarse primero. La página de vista previa, de solo lectura, muestra el documento con sus campos resaltados, junto con la información del contrato (número, estado, fechas, firmantes, segmentación), su configuración de descarga y su historial completo de cambios.

Este es el paso Firmar de Cómo funciona — lo que ocurre en cuanto un candidato llega a la campaña y carpeta configuradas en Segmentación. Eso es lo que dispara todo lo que sigue: se le emite el contrato automáticamente y recibe el mensaje configurado en Mensaje y recordatorios, con su enlace de firma. Cada candidato recibe un único enlace, sin importar cuántos documentos tenga su sesión. La experiencia lleva la marca de tu empresa — encabezado con tu logo, tu color principal, tu pie de página — y sigue el idioma de la campaña (o el país de la empresa si no está definido), con las mismas traducciones que tu sitio de empleo y sin selector de idioma. Esto es lo que ve un candidato:

Otros firmantes — un hiring manager o un contacto legal, por ejemplo — reciben su propio enlace personal por correo y pasan por las mismas pantallas, viendo solo sus propios campos. Donde la empresa lo haya habilitado, hay un asistente de IA disponible en un panel lateral para responder preguntas sobre el texto del documento, en el idioma de la página.

En cuanto empiezan a llegar las firmas, La página de Firmas es donde lo puedes ver en tiempo real.

Este es el paso Supervisar y consultar de Cómo funciona. La página de Firmas muestra cada sesión de firma en una tabla, una fila por candidato. Así se lee, parte por parte:

Todos, Pendiente, Enviado, Visto, En progreso, Completado, Rechazado, Vencido, Anulado — cada una muestra un conteo en vivo, así puedes ir directo a las sesiones que necesitan atención. Consulta Estados del documento para saber qué significa cada una.

Buscar candidatos encuentra a alguien por nombre, Todos los contratos reduce la lista a un contrato específico, y el selector de fechas (Cualquier momento de forma predeterminada) filtra por cuándo se creó la sesión.

Una fila por candidato, mostrando su Estado general, una columna de Documentos con dos barras de progreso apiladas (documentos completos, y firmantes del total que ya firmaron), cuándo se creó la sesión y cuándo se actualizó por última vez. Marca las casillas de la izquierda para seleccionar varias filas a la vez y usar acciones masivas.

El menú propio de cada fila — las mismas acciones disponibles dentro del detalle de la sesión, sin necesidad de abrirlo:

Arriba a la derecha de la página — descarga exactamente la lista filtrada que estás viendo.

Las pestañas de estado, la búsqueda y los filtros de la página de Firmas son la forma más rápida de ver de un vistazo dónde está cada candidato. Cuando ya estás mirando a un candidato en particular, la misma información aparece en su propio perfil: una pestaña de Contratos aparece justo después de Documentos, listando sus sesiones con las mismas acciones disponibles ahí. Tres atributos de candidato reflejan el estado general de la sesión, así que tus filtros, exportaciones y autoflows actuales que dependen de ellos siguen funcionando sin cambios: contract_hub_link, contract_hub_status y contract_hub_signing_date.

Haz clic en cualquier fila — o en un elemento de la Actividad reciente de firma del Panel — para abrir el detalle de la sesión. El encabezado muestra el nombre del candidato, su estado general y la campaña a la que pertenece la sesión, con tres pestañas debajo:

Una vez que todos los firmantes requeridos han firmado, el PDF final está disponible en dos lugares: ahí mismo, en el panel de Documentos del detalle de la sesión, descargable desde la fila de ese documento; y archivado en la propia pestaña de Documentos del perfil del candidato, etiquetado con el nombre del contrato, con el certificado de firma adjunto. El certificado en sí es el respaldo propio de la empresa y no se entrega directamente a los firmantes — donde lo hayas permitido, los candidatos pueden descargar su propia copia firmada desde su pantalla final una vez que pasa el retraso configurado.

Estos son los estados que se mencionan en todo Contract Hub — en las tarjetas de estadísticas del Panel, en las pestañas de estado de la página de Firmas y en el propio perfil del candidato. Cada documento tiene su propio estado. La sesión que ve el candidato — y el estado que se escribe en el atributo del candidato — refleja el estado combinado de todos sus documentos:

Para una empresa que ya usa la aplicación de firma electrónica anterior, así es como conviven las dos durante el cambio.

Con el indicador desactivado, nada cambia y la integración anterior sigue funcionando como siempre. Con el indicador activado, la acción de autoflow Enviar a Contract Hub queda inactiva y escribe una línea en la línea de tiempo del candidato en lugar de ejecutarse; las escrituras de la aplicación anterior a los tres atributos de candidato mencionados arriba se descartan para los candidatos que ya son del módulo nativo; los candidatos que ya tienen un enlace de firma de la aplicación anterior no se ven afectados; y los PDF firmados que la aplicación anterior sube para contratos iniciados antes del cambio se siguen aceptando.

El camino recomendado por cliente: volver a crear los contratos de forma nativa, activar el indicador, dejar que terminen las sesiones anteriores en curso, pedirle a tu contacto de Talkpush que detenga la sincronización periódica anterior, y luego publicar. Algunas cosas quedan fuera deliberadamente del producto anterior: sus cuentas, roles e inicios de sesión; sus pantallas de administración de empresas; su historial y monitores de sincronización; su carril del programador; su analítica; y las empresas que solo existen en la aplicación independiente.