Gestionar los contratos de contratación no tiene por qué ralentizar tu proceso de reclutamiento. Contract Hub es la solución integrada de firma electrónica y gestión de contratos de Talkpush, diseñada para el reclutamiento de alto volumen. Permite a los reclutadores, equipos de RR. HH. y administradores crear, enviar y hacer seguimiento de contratos directamente dentro del flujo de comunicación con candidatos de Talkpush.
Con Contract Hub, los contratos se entregan a través de los mismos canales que los candidatos ya utilizan, se asignan automáticamente a los puestos de trabajo o campañas de contratación correctos, y se supervisan en tiempo real — garantizando una experiencia de contratación fluida y eficiente.
Cómo Funciona
Los datos de los candidatos fluyen automáticamente hacia Contract Hub. Los contratos pueden activarse según reglas de flujo de trabajo vinculadas al estado del candidato. Una vez activados, las reglas de coincidencia evalúan y seleccionan la plantilla más adecuada. El contrato se envía a través del canal preferido del candidato (WhatsApp, SMS o correo electrónico). El estado del contrato se sincroniza de vuelta en Talkpush para un seguimiento sencillo.
Descripción General del Mapeo de Datos
Para acceder a Contract Hub, comunícate con tu Gestor de Cuenta.
Primeros Pasos con Contract Hub
Inicio de Sesión
Para comenzar, ve a contract-hub.talkpush.com e inicia sesión con tu correo electrónico y contraseña. Una vez que recibas un enlace de invitación, sigue las instrucciones para configurar tu contraseña. Si tienes problemas para iniciar sesión, usa la opción Olvidé mi contraseña para restablecer tus credenciales.
Si tienes acceso a múltiples empresas, selecciona la empresa correspondiente desde el selector de empresas al iniciar sesión. Puedes cambiar de empresa en cualquier momento usando la barra de navegación. Los usuarios con acceso a una sola empresa serán dirigidos directamente al panel de control.
Creación y Gestión de Plantillas de Contrato
Las plantillas de contrato te permiten estandarizar acuerdos y automatizar la entrega de contratos según los atributos del candidato.
Pasos para Crear una Plantilla
Navega a la sección Plantillas y sigue el asistente de creación de 4 pasos:
Sube tu documento (DOCX para el modo dinámico editable o PDF para superposición de campos).
Ingresa los detalles de la plantilla, incluyendo nombre y descripción.
Define los firmantes, incluyendo el firmante principal (candidato) y cualquier firmante adicional.
Configura las reglas de coincidencia para asignar automáticamente la plantilla según campañas o atributos del candidato. Las reglas de coincidencia permiten la asignación automatizada de contratos. Por ejemplo, puedes configurar una plantilla llamada "Contrato de Gerente – NY" para enviarla solo a candidatos que cumplan las siguientes condiciones:
- Ubicación = Nueva York
- Nivel del Puesto = Gerente
Estas reglas utilizan lógica AND para garantizar una segmentación precisa.
Las plantillas DOCX pueden editarse directamente en Contract Hub usando campos dinámicos, imágenes, encabezados, listas y enlaces. Las plantillas PDF utilizan el Editor de Superposición de Campos, que te permite colocar visualmente campos de firma, campos de fecha, iniciales y casillas de verificación, y asignarlos a firmantes específicos.
Gestión de Sesiones de Firma
Las sesiones de firma te permiten enviar contratos y hacer seguimiento del progreso del candidato durante todo el proceso de firma. La sección Firma muestra todas las sesiones de firma, proporcionando una visión completa de cada contrato enviado a los candidatos, junto con su estado actual.
Enviar y Hacer Seguimiento de un Contrato
Navega a Firma en la barra lateral y haz clic en Nueva Sesión. Selecciona el/los candidato(s) y elige la plantilla. Si las reglas de coincidencia están configuradas correctamente, la plantilla correcta se seleccionará automáticamente. Revisa los detalles y luego envía el contrato.
Puedes monitorear el progreso a través de los siguientes estados:
Desde la vista de sesión, puedes reenviar recordatorios, anular una sesión, copiar el enlace de firma o revisar el registro de auditoría. Filtrar por sesiones pendientes o vencidas ayuda a garantizar que ningún candidato quede sin atender.
Experiencia de Firma del Candidato
Los candidatos reciben su contrato por WhatsApp, SMS o correo electrónico, según el canal de comunicación configurado. El recorrido del candidato incluye:
Una pantalla de bienvenida con la marca de la empresa, que muestra el título del contrato y un botón de inicio.
Una pantalla completa de revisión del contrato donde los candidatos pueden desplazarse por el documento. Un asistente de IA opcional puede estar disponible para explicar las cláusulas.
Completar los campos requeridos y la firma electrónica.
Confirmación y opción de descarga una vez completada la firma.
El proceso de firma está completamente optimizado para dispositivos móviles y funciona en cualquier dispositivo sin necesidad de descargar una aplicación.
Administración y Roles de Usuario
Los roles de usuario determinan los niveles de acceso dentro de Contract Hub.
El Propietario de Talkpush tiene acceso completo al sistema, incluyendo la gestión global de usuarios y la creación de empresas.
El rol de Administrador es responsable de gestionar plantillas, sesiones de firma y usuarios. Los administradores pueden crear, editar, duplicar y archivar plantillas, configurar reglas de coincidencia, ver todas las sesiones de firma, anular contratos, reenviar recordatorios, acceder a registros de auditoría, e invitar o gestionar usuarios.
El rol de Usuario tiene acceso más limitado: los usuarios pueden ver plantillas, hacer seguimiento y gestionar solo sus propias sesiones de firma (incluyendo copiar enlaces de firma), y actualizar su propio perfil, pero no tienen permiso para modificar plantillas, gestionar otros usuarios ni controlar la configuración de toda la empresa.
Seguridad y Cumplimiento
Contract Hub está construido con seguridad de nivel empresarial para proteger los datos de tu organización y garantizar el cumplimiento legal. Toda la información está cifrada en tránsito mediante HTTPS/TLS y cifrada en reposo. Los permisos basados en roles restringen el acceso solo a usuarios autorizados. Cada acción realizada dentro de Contract Hub queda registrada en un registro de auditoría completo, documentando quién realizó la acción, cuándo ocurrió y desde qué dispositivo.
Las firmas electrónicas recopiladas a través de Contract Hub son legalmente vinculantes bajo las principales regulaciones, incluyendo:
Ley ESIGN (Estados Unidos)
eIDAS (Unión Europea)
UETA
Los contratos firmados y los registros de auditoría se conservan según las políticas internas de tu organización. Para conocer los períodos de retención específicos, comunícate con tu administrador del sistema.
P: ¿Qué formatos de archivo puedo subir como plantilla? R: Contract Hub admite archivos DOCX (Word) y PDF. Los archivos DOCX pueden editarse usando el Constructor de Plantillas de texto enriquecido o convertirse al modo de superposición. Los archivos PDF siempre usan el Editor de Superposición de Campos para la ubicación de campos.
P: ¿Puedo tener múltiples firmantes en un contrato? R: Sí. Cada contrato tiene un firmante principal (generalmente el candidato) y puedes agregar firmantes adicionales como gerentes, representantes de RR. HH. o aprobadores legales. Cada firmante tiene sus propios campos designados.
P: ¿Qué sucede si un candidato no firma? R: Puedes hacer seguimiento de los contratos no firmados en la sección Firma. Usa la acción "Reenviar" para enviar una notificación recordatoria. Si pasa la fecha límite de firma, el estado de la sesión cambia a "Vencida" y sería necesario crear una nueva sesión.
P: ¿Puedo anular un contrato después de enviarlo? R: Sí. Los administradores pueden anular cualquier sesión de firma desde la sección Firma. Esto invalida permanentemente el contrato: el candidato ya no podrá firmarlo.
P: ¿Puedo editar una plantilla después de que se hayan creado sesiones de firma a partir de ella? R: Sí, pero los cambios solo se aplican a las nuevas sesiones de firma. Las sesiones existentes utilizan la versión de la plantilla que estaba activa cuando se crearon. Esto garantiza la coherencia para los contratos en curso.
P: ¿Cuál es la diferencia entre el modo dinámico DOCX y el modo de superposición? R: Al subir un archivo DOCX, puedes elegir entre edición dinámica (edición completa de texto enriquecido en el Constructor de Plantillas) o modo de superposición (convertir a PDF y colocar campos visualmente). El modo dinámico es mejor cuando necesitas actualizar frecuentemente el contenido de texto. El modo de superposición es mejor cuando el diseño del documento debe preservarse exactamente. |
