Talkpush Forms es un creador de formularios nativo diseñado para ayudar a los reclutadores a recopilar datos estructurados de candidatos directamente dentro del proceso de reclutamiento. En lugar de depender de herramientas externas y transferir manualmente las respuestas, Forms permite a los equipos recopilar información como datos previos al empleo, disponibilidad y envío de documentos, mientras escribe automáticamente las respuestas en el perfil del candidato en Talkpush.
¿El resultado? ¡Menos esfuerzo manual, mayor precisión de datos y una experiencia más fluida tanto para reclutadores como para candidatos!
Lo que puedes hacer con Forms
Con Talkpush Forms, puedes crear flujos de trabajo de recopilación de datos flexibles y completamente integrados:
Capturar nuevos candidatos directamente en campañas de Talkpush
Recopilar y actualizar datos de candidatos existentes en cualquier etapa
Enviar enlaces de formularios personalizados por SMS, correo electrónico o WhatsApp
Realizar un seguimiento de visitas, envíos y abandonos en tiempo real
Sincronizar datos de candidatos automáticamente cada 10 minutos
Personalizar la apariencia del formulario con temas, colores y fuentes
Gestionar el acceso entre equipos con permisos basados en roles
Tipos de Formularios
Talkpush Forms admite dos tipos de formularios, cada uno diseñado para una etapa diferente del recorrido del candidato.
Crear
Se utiliza para capturar nuevos leads y generar solicitudes en Talkpush. Esta opción es ideal cuando el candidato aún no existe en el sistema. Al compartir un enlace de formulario público a través de publicaciones de trabajo, códigos QR o canales de mensajería, los candidatos pueden enviar su información, lo que crea automáticamente una nueva solicitud en la campaña seleccionada.
Actualizar
Se utiliza para recopilar información adicional o faltante de candidatos que ya están en el CRM de Talkpush. Cada candidato recibe un enlace único y tokenizado que los pre-identifica, permitiéndoles completar solo los campos requeridos sin volver a ingresar la información existente.
Navegación por la Plataforma
Para acceder a la plataforma, inicia sesión en la URL de tu organización usando tu correo electrónico y contraseña. Si administras múltiples empresas, se te pedirá que selecciones una después de iniciar sesión.
⚠️ Si ves "Correo electrónico o contraseña no válidos", verifica que tu cuenta haya sido creada por un administrador primero. Los nuevos usuarios deben ser invitados antes de poder iniciar sesión.
Gestión de Usuarios y Roles
Talkpush Forms utiliza control de acceso basado en roles para garantizar el nivel de acceso adecuado para cada miembro del equipo dentro de una empresa.
Dentro de cada empresa, los usuarios reciben uno de los siguientes roles: Administrador, Editor o Visualizador.
Resumen de Permisos
La tabla a continuación describe lo que cada rol puede y no puede hacer dentro de Talkpush Forms:
Acción | Admin | Editor | Visualizador |
Ver formularios y análisis | ✓ | ✓ | ✓ |
Crear, editar o eliminar formularios | ✓ | ✓ | — |
Publicar formularios | ✓ | ✓ | — |
Sincronizar candidatos | ✓ | ✓ | — |
Ver envíos | ✓ | ✓ | ✓ |
Gestionar usuarios de la empresa | ✓ | — | — |
Para agregar un usuario:
Ve a la sección Usuarios
Haz clic en "+ Agregar Usuario"
Ingresa el nombre y correo electrónico del usuario
Selecciona un rol
Envía la invitación
Si es necesario eliminar el acceso, la plataforma ofrece una forma sencilla de gestionar los permisos. Usar el ícono de eliminar (papelera) eliminará el acceso del usuario.
Navegación por la Página de Formularios
Una vez que hayas iniciado sesión, llegarás a la Página de Formularios, que sirve como el centro principal para gestionar todos tus formularios.
La Página de Formularios muestra todos tus formularios con detalles clave como el tipo (Crear o Actualizar), estado (Borrador o Publicado) y métricas de rendimiento como aperturas y envíos. Puedes cambiar entre vistas de lista y cuadrícula, buscar formularios específicos o aplicar filtros para encontrar rápidamente lo que necesitas. Cada formulario incluye acciones rápidas como editar, duplicar, renombrar, copiar el enlace (para formularios Crear) o eliminar.
Crear y Construir un Formulario
Crear un formulario es simple y está diseñado para ser intuitivo. Para crear un nuevo formulario:
Haz clic en "+ Crear Formulario" (arriba a la derecha)
Elige el tipo de formulario:
Crear (para nuevos candidatos)
Actualizar (para candidatos existentes)
Serás llevado directamente al Constructor de Formularios
Una vez dentro, el Constructor de Formularios es tu espacio de trabajo principal. Está dividido en tres secciones para que la construcción del formulario sea fácil y visual:
Panel izquierdo: Agrega y organiza campos (compatible con arrastrar y soltar)
Panel central: Vista previa en vivo con vista de escritorio y móvil
Panel derecho: Configuración del formulario, personalización y reglas de asignación. Las reglas de asignación definen qué campaña de Talkpush recibirá los datos recopilados del formulario, asegurando que todos los envíos se dirijan al destino correcto.
Puedes agregar diferentes tipos de campos como texto, correo electrónico, teléfono, número, fecha, menús desplegables, casillas de verificación y carga de archivos. También puedes incluir encabezados o separadores para estructurar tu formulario.
A medida que construyes tu formulario, puedes personalizar cada campo configurando etiquetas, marcadores de posición y si el campo es obligatorio u opcional. También se puede aplicar lógica condicional para mostrar u ocultar campos según las respuestas del candidato, creando una experiencia más dinámica. Una vez que tu formulario esté listo, haz clic en "Publicar" para que esté disponible y accesible a través de su enlace.
💡 Solo los formularios publicados son visibles para los candidatos; los borradores permanecen internos.
Mapeo de Campos a Atributos de Talkpush
Cada campo del formulario debe estar vinculado a un atributo de Talkpush usando el Identificador de Talkpush. Esto asegura que los datos enviados se almacenen correctamente en el perfil del candidato.
Por ejemplo:
Nombre → first_name
Correo electrónico → email
Teléfono → phone
Preguntas personalizadas → mapeadas a atributos personalizados
💡 Si un campo no está mapeado correctamente, los datos pueden no aparecer en la ubicación esperada en Talkpush.
El Identificador de Talkpush corresponde a la clave de atributo utilizada en Talkpush para almacenar los datos del candidato. Si no estás seguro de qué identificador usar o necesitas crear uno nuevo, comunícate con tu Gerente de Cuenta o con el equipo de Soporte del Producto para obtener ayuda.
Enviar Formularios a Candidatos
Los formularios pueden compartirse con candidatos de diferentes maneras según el caso de uso.
Para capturar nuevos candidatos, se puede distribuir un enlace de formulario público a través de varios canales como publicaciones de trabajo o plataformas de mensajería. Para copiar el enlace público:
Ve a la página de Formularios
Encuentra tu formulario Crear publicado
Haz clic en el ícono "Copiar enlace para compartir"
Si el formulario aún no está publicado, haz clic en el menú de tres puntos (⋯) en la tarjeta del formulario y selecciona "Copiar Enlace"
La URL sigue el formato: https://forms.talkpush.com/form/{form-id}
Para actualizar candidatos existentes, el sistema genera un enlace único y tokenizado para cada individuo, permitiéndoles acceder a un formulario personalizado sin necesidad de volver a ingresar su información básica. Para enviar un formulario de Actualización a un candidato específico:
Abre el formulario
Ve a Insights
Navega a la pestaña Candidatos
Selecciona al candidato
Copia su enlace de formulario único
Puedes compartir este enlace directamente con el candidato.
💡 Si múltiples formularios de Actualización están vinculados a la misma campaña, el candidato será redirigido automáticamente al siguiente formulario pendiente después de enviar.
Estos enlaces se pueden compartir por SMS, correo electrónico, WhatsApp u otros canales de comunicación ya utilizados en tu flujo de trabajo de reclutamiento. Como los formularios están vinculados a los perfiles de los candidatos, las respuestas se asocian automáticamente con la persona correcta.
Datos de Candidatos y Sincronización
Talkpush Forms se integra directamente con el CRM de Talkpush, permitiendo que cada campo se mapee a un atributo de candidato para que todos los datos enviados se escriban automáticamente en el perfil del candidato.
Para los formularios de Actualización, los candidatos se sincronizan cada 10 minutos, con la opción de activar una sincronización manual para mantener los datos actualizados. Los usuarios también pueden activar una sincronización manual si es necesario. Esto asegura que la lista de candidatos se mantenga actualizada y que los formularios estén siempre vinculados a las personas y campañas correctas.
Seguimiento del Rendimiento con Insights
Cada formulario incluye una pestaña de Insights que proporciona análisis detallados. Puedes realizar un seguimiento de:
Visitas y Envíos: Volumen y tendencias a lo largo del tiempo
Abandonos: Dónde los candidatos dejan de completar el formulario
Tasas de finalización y duración
Seguimiento a nivel de candidato (Disponible solo para el tipo de formulario de actualizaciones)
Al analizar estas métricas, los reclutadores pueden optimizar sus formularios, ajustar los requisitos de los campos y mejorar la experiencia general del candidato. Esta visibilidad es especialmente valiosa para procesos de reclutamiento de alto volumen donde la eficiencia y las tasas de finalización son críticas.
Casos de Uso Comunes
Talkpush Forms puede usarse en diferentes etapas del proceso de reclutamiento para recopilar datos estructurados de manera eficiente. Los casos de uso comunes incluyen la recopilación de datos de incorporación, requisitos previos al empleo, solicitudes de documentos, preferencias de turno, confirmación de disponibilidad y actualización de registros de candidatos a lo largo del proceso de contratación.
Caso de Uso | Tipo de Formulario | Qué Recopilar |
Selección previa al empleo | Crear | Datos de identificación, elegibilidad laboral, referencias |
Recopilación de documentos | Actualizar | Cargar pasaporte, certificados, contratos firmados |
Turno y disponibilidad | Actualizar | Horas preferidas, fecha de inicio, preferencia de ubicación |
Incorporación inicial | Actualizar | Contactos de emergencia, datos bancarios, necesidades de equipo |
Referencias de empleados | Crear | Nombre del referente, información de contacto, puesto solicitado |
P: ¿Puedo tener múltiples formularios para la misma campaña? R: Sí. Puedes crear tantos formularios como necesites para una sola campaña. Talkpush Forms también admite la secuenciación de formularios, donde los candidatos son redirigidos automáticamente al siguiente formulario en una serie después de completar un envío.
P: ¿Cómo configuro una nueva empresa? R: Esta es una acción de superadministrador. Necesitarás proporcionar:
Una vez creada, se pueden agregar usuarios y configurar formularios bajo esa empresa.
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