La pestaña Teams ofrece a los responsables de equipo y a los agentes un espacio compartido para colaborar, intercambiar mensajes y mantener las actividades organizadas. Puedes encontrar tus conversaciones en Teams > People.
Puedes chatear directamente con un agente o iniciar una conversación grupal con varios agentes y compañeros de equipo. Cada conversación tiene su propio historial de actividad y puedes configurar rutinas para automatizar tareas recurrentes.
También puedes gestionar la privacidad de los agentes para controlar quién puede interactuar con ellos y si pueden participar en conversaciones compartidas.
Nota: La pestaña Teams debe estar activada en tu cuenta. Si todavía no aparece, ponte en contacto con tu gestor de cuenta.
Colabora y mantén todo organizado
Colabora con agentes y compañeros de equipo. Menciona a un agente para hacerle una pregunta mientras los demás participantes siguen la conversación y añaden comentarios.
Mantén las actividades organizadas. Cada conversación tiene su propio registro de actividad y sus rutinas para mantener juntas las tareas relacionadas.
Gestiona el acceso a los agentes. Configura un agente como privado y controla si puede participar en conversaciones con otros miembros.
Inicia una conversación con agentes y compañeros de equipo
Cualquier responsable de equipo puede iniciar una conversación con agentes, compañeros de equipo o ambos.
Según a quién añadas:
Un agente: Se abre un chat individual.
Varios agentes o cualquier compañero de equipo: Se abre una conversación grupal.
Para iniciar una conversación:
Ve a la pestaña Equipos.
Haz clic en Nuevo mensaje. Aparecerá un borrador en tu lista.
En el campo Para, añade los agentes y las personas que quieras incluir. También puedes seleccionar un agente en Agentes o escribir @ seguido de su nombre en el mensaje.
Escribe tu mensaje y envíalo.
La conversación aparecerá en la pestaña People y pasarás a ser su propietario.
Gestiona la configuración de las conversaciones
Después de crear una conversación grupal, puedes modificar su apariencia y visibilidad.
Abre la conversación.
Haz clic en el icono de edición situado sobre el icono de la conversación, en la parte superior del panel de detalles.
En Apariencia de la conversación, modifica las siguientes opciones:
Título: Cambia el nombre de la conversación. El título inicial se genera a partir de su objetivo o del primer mensaje.
Quién puede verla: Selecciona Pública para que otros responsables puedan encontrar la conversación y solicitar unirse, o Privada para que solo los miembros actuales sepan que existe.
Color: Elige un color para el icono de la conversación.
Haz clic en Aplicar para guardar los cambios.
Habla con agentes en conversaciones grupales
Para hacerle una pregunta a un agente, escribe @ seguido de su nombre y envía tu mensaje. Si el agente necesita tu aprobación antes de realizar una acción, aparecerá una tarjeta de aprobación en la conversación.
Nota: En las conversaciones creadas por ejecuciones de rutinas, los mensajes que no incluyen una mención con @ se consideran comentarios dirigidos a los demás participantes. El agente no responderá a esos mensajes.
Gestiona las conversaciones grupales
Las acciones disponibles dependen de tu función.
Función | Permisos |
Propietario | Invitar o eliminar participantes, transferir la propiedad, cambiar el nombre, el color y la visibilidad de la conversación, eliminarla y aprobar o rechazar solicitudes para unirse. |
Miembro | Enviar mensajes, mencionar agentes y abandonar la conversación en cualquier momento. |
No miembro | Ver conversaciones públicas y solicitar unirse. El propietario debe aprobar la solicitud. |
Abre los detalles de la conversación para consultar sus participantes, el último resultado de cada agente y la ejecución más reciente de una rutina.
Si un agente no consigue responder, el panel de detalles mostrará el motivo y un botón Volver a preguntar. Este botón solo está disponible para el fallo más reciente y mientras sigas teniendo acceso al agente.
Automatiza tareas con rutinas
Las rutinas permiten automatizar tareas recurrentes programando a los agentes para que ejecuten instrucciones a una hora determinada cada día.
Puedes crear rutinas para:
Agentes individuales: Programa tareas para un agente específico. Cada ejecución crea una conversación independiente que contiene únicamente a ese agente.
Conversaciones grupales: Programa tareas en las que participen varios agentes o compañeros de equipo. Cada ejecución crea una nueva conversación con los mismos agentes, participantes y configuraciones.
Programación y límites de las rutinas
Las rutinas comienzan a la hora programada según tu zona horaria, aunque su ejecución puede retrasarse hasta cinco minutos. Cada rutina se ejecuta como máximo una vez al día y las ejecuciones omitidas no se recuperan.
Si tu empresa tiene un horario laboral configurado y una rutina está programada fuera de ese horario, su ejecución se pospondrá hasta el siguiente inicio del horario laboral.
Puedes tener hasta 20 rutinas activas. Las rutinas pausadas no cuentan para este límite y tu empresa puede configurar un límite diferente.
Aprueba acciones automáticamente
Puedes permitir que una rutina realice determinadas acciones sin solicitar tu aprobación cada vez.
Encontrarás esta opción al crear o editar una rutina. Las acciones seleccionadas se ejecutarán en tu nombre, mientras que las acciones no seleccionadas seguirán requiriendo tu aprobación en la conversación generada por la rutina.
Para seleccionar las acciones, despliega una categoría y marca las que quieras autorizar, o haz clic en Seleccionar todas para seleccionarlas todas.
Categoría | Acciones |
Informes y correo electrónico | Crear informes PDF, exportar archivos CSV y enviar correos electrónicos a compañeros (solo responsables de empresa). |
Configuración de reclutamiento | Crear, actualizar y reordenar autoflows; crear y renombrar conjuntos de autoflows; asociar o desvincular conjuntos de autoflows de una campaña; desvincular y reordenar acciones. |
Si el agente necesita realizar varias acciones para completar una tarea, todas deben estar autorizadas para que pueda ejecutarlas sin aprobación.
Por ejemplo, si seleccionas Enviar correos electrónicos a compañeros pero no Crear informes PDF, el envío de un correo electrónico con un informe PDF adjunto seguirá requiriendo tu aprobación.
Ejecuta una rutina manualmente
Haz clic en Ejecutar ahora para iniciar una rutina fuera de su horario programado.
La ejecución manual no sustituye la ejecución programada del día ni cuenta como un fallo.
Reanuda una rutina pausada
Una rutina puede pausarse automáticamente cuando se producen determinadas condiciones. El motivo aparecerá en la tarjeta de la rutina.
Estado o motivo | Por qué se ha pausado |
Pausada · sin agentes públicos | Todos los agentes de la conversación son privados, por lo que ninguno está disponible para responder. El formulario de la rutina te avisará antes de guardarla. |
Responsable no disponible | El autor de la rutina ya no tiene acceso. |
Agente privado | Un agente utilizado por la rutina se ha configurado como privado para otro responsable. También puede ocurrir si alguien que no es el autor del agente modifica las instrucciones y la ejecución necesita acceder a ese agente privado. |
Pausada · fallos consecutivos | Se han producido tres fallos consecutivos en las ejecuciones programadas, por lo que la rutina se pausa en su siguiente ejecución programada. |
Una rutina se omite, en lugar de pausarse, si su agente está desactivado o eliminado, o si la ejecución anterior sigue en curso. La rutina volverá a intentarlo en el siguiente horario programado.
Para reanudar una rutina pausada:
Abre la rutina pausada.
Soluciona el problema indicado en su tarjeta.
Haz clic en Reanudar. El motivo de la pausa desaparecerá y el contador de fallos se restablecerá.
Nota: Para reanudar una rutina, debe haber una plaza disponible dentro del límite de rutinas activas de tu empresa.
Crea un agente
Puedes crear agentes personalizados desde la pestaña Equipos y utilizarlos en conversaciones individuales o grupales.
Al crear un agente, te conviertes en su autor y puedes configurar su apariencia, instrucciones, acceso y otras opciones.
Ve a la pestaña Equipos.
Haz clic en Nuevo agente.
Configura la apariencia del agente haciendo clic en Cambiar. Puedes personalizar su icono y elegir un estilo visual.
Completa las cinco configuraciones obligatorias del panel. El panel mostrará tu progreso a medida que completes cada sección.
Sigue las indicaciones del Asistente de configuración para proporcionar la información necesaria.
Una vez completadas las cinco configuraciones, haz clic en Activar agente para que el agente esté disponible.
Puedes guardar tu progreso como borrador antes de activar el agente. Si ya no necesitas el borrador, haz clic en Eliminar borrador.
Configura tu agente
El panel de configuración te guiará a través de cinco opciones obligatorias:
Configuración | Descripción |
Qué hace | Describe en una o dos frases las tareas que realiza el agente. Esto ayuda a definir su propósito y responsabilidades. |
Nombre | Elige el nombre que utilizarán los usuarios para identificar y mencionar al agente. |
Qué puede consultar | Define las campañas, carpetas y datos de candidatos a los que puede acceder el agente. |
Qué puede hacer | Especifica las acciones que puede realizar, como mover solicitudes o asignarles etiquetas. |
Instrucciones | Define cómo debe comportarse el agente y los pasos que debe seguir al realizar sus tareas. |
El indicador de progreso muestra cuántas configuraciones has completado. Solo podrás activar el agente cuando hayas configurado las cinco.
Una vez activado, el agente aparecerá en el selector de agentes y podrás añadirlo a las conversaciones. Como autor, también podrás gestionar su privacidad y configurar rutinas para él.
Configura agentes como privados
Puedes configurar un agente como privado para controlar quién puede interactuar con él. Solo tú, como autor del agente, puedes mencionarlo, añadirlo o asignarlo a través del sistema de enrutamiento.
Los demás responsables no verán el agente en su selector, aunque el propietario de la empresa podrá consultar los agentes privados de otros responsables en modo de solo lectura.
Permite que los agentes privados participen en conversaciones compartidas
Puedes activar Puede unirse a conversaciones compartidas para permitir que tu agente privado participe en conversaciones grupales con otros compañeros.
Esta opción permite añadir el agente a conversaciones compartidas, pero no autoriza a los demás participantes a interactuar con él.
Configuración | Comportamiento |
Desactivado | El agente solo puede participar en conversaciones en las que tú seas el único miembro activo. No podrás invitar a otras personas ni aprobar solicitudes para unirse mientras el agente esté presente. |
Activado | El agente puede participar en conversaciones grupales. Los demás miembros verán un icono de candado y la etiqueta Solo [tu nombre] puede hacerle preguntas, pero no podrán mencionarlo. |
Cuando configures un agente como privado, aparecerá una ventana de confirmación con las conversaciones y rutinas que abandonará.
Después de confirmar:
El agente abandonará todas las conversaciones en las que no participes y publicará un mensaje @agente abandonó la conversación en cada una.
Las rutinas creadas por otros responsables que utilicen ese agente se pausarán.
Si abandonas una conversación, tus agentes privados también la abandonarán.
Nota: Después de modificar la configuración de privacidad de un agente, vuelve a cargar la página para ver los cambios en la página Rutinas.
P: ¿Por qué no puedo mencionar a un agente?
R: Es posible que el agente sea privado y pertenezca a otro responsable. Solo su autor puede interactuar con él. Si necesitas acceso, pide al autor que revise la configuración de privacidad del agente.
P: ¿Por qué no puedo invitar a alguien a una conversación grupal?
R: Es posible que un agente privado de la conversación tenga desactivada la opción Puede unirse a conversaciones compartidas. Pide al autor del agente que active esta opción o que retire al agente antes de invitar a otro participante.
P: ¿Por qué un agente ha abandonado una conversación grupal?
R: Es posible que el autor del agente haya modificado su configuración de privacidad, lo que ha provocado que abandone las conversaciones a las que ya no puede acceder. Aparecerá un mensaje indicando que el agente ha abandonado la conversación.
P: ¿Una rutina pausada cuenta para el límite de 20 rutinas?
R: No. Solo las rutinas activas cuentan para ese límite.
