หลังจากขั้นตอน สร้างทริกเกอร์ ซึ่งเป็นการเลือกและกรองผู้สมัครที่ Autoflow จะกำหนดเป้าหมายแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือ เพิ่มการดำเนินการ ซึ่งเป็นการเลือกการดำเนินการที่ Autoflow จะดำเนินการ
เมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม เพิ่มการดำเนินการ คุณจะเห็นตัวเลือกการดำเนินการทั้งหมดของ Autoflow ที่มีอยู่:
การดำเนินการแบบกลุ่ม (Bulk Actions)
A. ย้ายผู้สมัคร (ย้ายผู้สมัคร) - โยกย้ายผู้สมัครไปยังโฟลเดอร์หรือแคมเปญอื่น
คลิก ย้ายผู้สมัคร
เลือกแคมเปญและโฟลเดอร์ที่ต้องการย้ายผู้สมัครไป เปิดใช้งาน จัดสรรผู้สมัคร เพื่อมอบหมายผู้สมัครใหม่โดยอัตโนมัติ คลิก Save
หมายเหตุ: โฟลเดอร์ รับการว่าจ้าง จะไม่สามารถเลือกได้เมื่อย้ายผู้สมัครไปยังแคมเปญเดิมหรือแคมเปญอื่น หากต้องการย้ายไปที่ Inbox ต้องใช้ตัวเลือกด้านล่าง
B. สร้างใบสมัคร (สร้างแอปพลิเคชัน) - เชิญผู้สมัครไปยัง Inbox ของแคมเปญอื่น
คลิก สร้างแอปพลิเคชัน
เลือกแคมเปญที่ต้องการเชิญผู้สมัคร
คลิกเปิดใช้งาน ส่งเทมเพลตข้อความ เพื่อส่งข้อความเชิญผู้สมัคร
หากเปิดใช้งาน อย่าเก็บสำเนาใบสมัครไว้ ระบบจะไม่เก็บสำเนาของใบสมัครเดิมไว้ หากปิดใช้งาน แอปพลิเคชันจะถูกคัดลอกไปยังแคมเปญใหม่ เปิดใช้งาน มอบหมายผู้สมัครที่จะย้ายใหม่ หากต้องการให้มีการมอบหมายผู้สมัครใหม่ คลิก บันทึก
C. กำหนดป้ายกำกับ (Assign Labels) - กำหนดป้ายกำกับให้กับผู้สมัคร
คลิก Assign Labels เลือกป้ายกำกับที่ต้องการ คลิก บันทึก
D. การจับคู่ตำแหน่งงาน (Job Matching) - สร้างคะแนนการจับคู่สำหรับใบสมัครที่เข้ามา
หากต้องการใช้การจับคู่ตำแหน่งงานผ่าน Autoflow คุณต้องแน่ใจว่าคุณได้กำหนดค่าฟีเจอร์นี้เรียบร้อยแล้ว ระบบจะสร้างคะแนนการจับคู่บนโปรไฟล์ของผู้สมัครโดยพิจารณาจากค่าคุณลักษณะ (attributes) และน้ำหนักที่กำหนดให้แต่ละค่า
ในการตั้งค่าการจับคู่ตำแหน่งงานผ่าน Autoflow ให้เลือกโฟลเดอร์และทริกเกอร์ของคุณ จากนั้นกำหนดค่าการจับคู่ตำแหน่งงานเพิ่มเติมหากจำเป็น แล้วเลือกการดำเนินการ Job Matching และกด บันทึก (Save)
E. แชร์โปรไฟล์ (Share Profile) - แชร์โปรไฟล์ผู้สมัครอัตโนมัติให้กับทีมงานและบุคคลภายนอก
ผ่าน WhatsApp และอีเมล!
อ่านบทความฉบับเต็มเกี่ยวกับ Share Profile ผ่าน Autoflow ได้ที่นี่!
F. เพิ่มข้อมูล (Add Data) – กรอกค่าคุณลักษณะของผู้สมัครในโปรไฟล์โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนด
กำหนดเงื่อนไขสำหรับผู้สมัครที่คุณต้องการเพิ่มค่าคุณลักษณะ จากนั้นเลือกการดำเนินการ Add Data เลือกค่าคุณลักษณะที่ต้องการเพิ่ม และป้อนค่าที่ต้องการ หรือเลือกค่าที่แนะนำจาก Candidate Attribute Settings
G. ส่งชุดคำถาม (Send Question Set) - ส่งคำถามติดตามผลจากชุดคำถามที่กำหนดไว้ในเทมเพลต
Follow-up Question Set เป็นชุดคำถามที่กำหนดไว้ใน Question Templates ซึ่งสามารถส่งให้ผู้สมัครในทุกช่วงของกระบวนการสมัครผ่าน Autoflow ข้อความนี้จะถูกส่งไปพร้อมกับโทเค็น Interview Link เพื่อให้ผู้สมัครทำแบบทดสอบผ่าน Landing Page
อ่านคำแนะนำฉบับเต็มเกี่ยวกับการตั้งค่าคำถามติดตามผลใน Autoflow ได้ที่นี่
การส่งข้อความอัตโนมัติ (Send Message Actions)
การดำเนินการนี้ช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความอัตโนมัติถึงผู้สมัครและเลือกแพลตฟอร์มที่ต้องการส่ง ได้แก่ อีเมล (Email), SMS, Messenger และ WhatsApp หากเลือกช่องทางเฉพาะ ระบบจะแสดงรายการ Message Template ที่บันทึกไว้ให้เลือกใช้
หมายเหตุ: หากมีการแก้ไขข้อความใน Autoflow ระบบจะยกเลิกการเชื่อมโยงกับ Message Template ดั้งเดิม และจะไม่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงของเทมเพลตต้นฉบับ
หากเลือก Send Message ข้อความจะถูกส่งผ่านช่องทางสุดท้ายที่ใช้ติดต่อผู้สมัคร โปรดทราบว่า WhatsApp มีข้อจำกัดจำนวนอักขระที่ 1,600 ตัวอักษร หากข้อความเกินขีดจำกัดและ WhatsApp เป็นช่องทางล่าสุดที่ใช้ ข้อความจะไม่ถูกส่ง
พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งด้วยตนเอง คุณสามารถใช้ Tokens ช่วยสร้างข้อความและแนบไฟล์ได้
หมายเหตุ: ลำดับความสำคัญของช่องทางการส่งข้อความคือ Preferred Communication Channel > Last Channel Used > Messenger > WhatsApp > Email > SMS
การหน่วงเวลาการดำเนินการ (Delay Action)
คุณสามารถกำหนดให้ Autoflow หน่วงเวลาการดำเนินการที่กล่าวมาข้างต้นได้โดยคลิก Delay Action จากนั้นตั้งค่าจำนวน วัน, ชั่วโมง, และนาที ที่ต้องการหน่วงเวลา แล้วกด บันทึก (Save)
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ข้อความแสดงข้อผิดพลาด "cached plan must not change result type" หมายความว่าอะไร?
ข้อผิดพลาดนี้เกิดจากปัญหาโครงสร้างฐานข้อมูลของระบบ ซึ่งมักเกิดขึ้นได้ยากและมักจะแก้ไขได้เองโดยอัตโนมัติ หากพบข้อผิดพลาดนี้อีกครั้ง ระบบ Autoflow จะรีสตาร์ทใหม่โดยอัตโนมัติ
