Autoflow est un outil facile à utiliser qui vous permet d’interagir automatiquement avec vos candidats en fonction de leurs attributs. Il vous aide à gérer rapidement un grand nombre de candidatures. Grâce à Autoflow, vous pouvez envoyer des messages automatiquement, déplacer des candidats vers des campagnes ou des dossiers spécifiques, et bien plus encore.
Vous trouverez l’outil Autoflow pour chaque campagne en cliquant sur le bouton Autoflow dans les paramètres de votre campagne. Cliquez sur Ajouter une action pour créer un nouvel Autoflow.
Comment utiliser Autoflow
Autoflow suit une structure "si ceci, alors cela", ce qui signifie qu'il se compose de deux parties : un ensemble de déclencheurs (si ceci) et une action (alors cela) qui sera exécutée une fois les critères remplis. Vous pouvez commencer à créer un Autoflow en cliquant sur le bouton Créer un déclencheur.
✅ Créer un déclencheur
Choisissez un dossier déclencheur : tous les candidats entrant dans ce dossier seront vérifiés par Autoflow. Cliquez sur Suivant.
Définissez les critères : les critères sont basés sur les attributs des candidats et peuvent être comparés à une valeur choisie à l’aide d’opérateurs (est, n’est pas, est présent, etc.). Cliquez sur Ajouter pour inclure les critères.
Liez les critères : vous pouvez inclure plusieurs critères et les relier avec des clauses ET/OU. ET signifie que tous les critères doivent être remplis, tandis que OU requiert qu’un seul critère soit respecté. Une fois terminé, cliquez sur Créer.
C’est tout ! Vous avez créé un déclencheur. Pour en savoir plus sur cette étape, consultez notre article détaillé sur les Déclencheurs Autoflow.
✅ Créer une action
Cliquez sur Ajouter une action pour définir ce qu’Autoflow fera une fois les critères remplis.
Choisissez l’une des actions disponibles : Action en masse ou Message.
Remplissez les informations requises pour l’action sélectionnée. Pour en savoir plus sur les actions, consultez notre article détaillé : Actions Autoflow.
Cliquez sur Enregistrer, et c’est terminé ! Autoflow est prêt à fonctionner.
Réorganiser les Autoflows
À tout moment, vous pouvez réorganiser vos Autoflows existants pour mieux correspondre à votre processus de recrutement. Cliquez sur le menu à trois points, puis sélectionnez Réorganiser. Vous pourrez alors faire glisser et déposer vos Autoflows.
Dupliquer les Autoflows
Vous pouvez dupliquer un Autoflow et le modifier pour créer des flux similaires. Dans le menu à trois points, sélectionnez Dupliquer. Ensuite, ajustez les paramètres selon vos besoins.
Archiver les Autoflows
Vous pouvez archiver des Autoflows existants pour désencombrer votre liste. Cela a le même effet que leur désactivation, sauf qu’ils n’apparaîtront plus dans le menu Actions. Dans le menu à trois points, sélectionnez Archiver. Pour consulter ou restaurer un Autoflow archivé, accédez à l’onglet Archive.
Versions d’Autoflow
Le journal des versions affiche la configuration de l’Autoflow déclenché ainsi que celle actuellement en cours d’utilisation.
Cette seconde image montre la version actuelle de l’Autoflow, qui est la version 4. Cela nous permet de vérifier si l’Autoflow signalé a été modifié.
Cela nous aide à déterminer si l’Autoflow signalé a été modifié. Plutôt que de supposer immédiatement un problème avec Autoflow, nous pouvons d’abord vérifier si une version précédente avait un format différent. Cela est particulièrement utile lorsque le problème ne peut pas être reproduit.
Q: Combien de temps faut-il pour qu’un Autoflow soit activé ? A: Les candidats sont vérifiés dans les 5 minutes après être entrés dans le dossier.
Q: L’ordre des Autoflows est-il important ? A: Oui. Les Autoflows sont vérifiés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste. Gardez cela à l’esprit lorsque vous déplacez un candidat vers un dossier ou une campagne, car cela pourrait l’empêcher de déclencher un Autoflow ultérieur.
Q: Où puis-je trouver l’Autoflow de ma campagne ? A: Vous pouvez les trouver dans les paramètres de votre campagne. Depuis la liste des campagnes, cliquez sur le bouton à trois points de votre campagne et choisissez Options. Vous trouverez les paramètres d’Autoflow dans le panneau latéral gauche.
Q: Pourquoi Autoflow n’apparaît-il pas dans les paramètres de ma campagne ? A: Autoflow est activé pour la plupart des comptes, mais si vous ne le voyez pas dans vos paramètres de campagne, contactez votre gestionnaire de compte afin que nous puissions activer cette fonctionnalité pour vous.
Q: Comment activer/désactiver un Autoflow ? A: Cliquez sur votre action, puis dans la configuration d’Autoflow, cliquez sur l’interrupteur vert en haut à droite. Cela désactivera l’Autoflow. Cliquez à nouveau dessus pour le réactiver.
Q: Comment copier les Autoflows d’une campagne à une autre ? A: Vous pouvez suivre notre tutoriel sur la copie des configurations d’Autoflow ici.
Q: Qui peut créer et modifier des Autoflows ? A: Tous les utilisateurs, sauf les gestionnaires limités, peuvent voir les Autoflows d’une campagne donnée. Cependant, seuls les propriétaires peuvent ajouter ou modifier des Autoflows.
Q: Pourquoi certains candidats ne sont-ils pas affectés par Autoflow ? A: Autoflow n’affecte un candidat qu’une seule fois, au moment où il entre dans le dossier. Cette action ne sera pas répétée si Autoflow a déjà vérifié un candidat (qu’une action ait été déclenchée ou non).
Q: Pourquoi Autoflow n’affecte-t-il aucun candidat ? A: Assurez-vous que le dossier sélectionné correspond à celui dans lequel vous envoyez les candidats. Si tous les paramètres sont corrects et qu’Autoflow ne s’active toujours pas, contactez-nous via Intercom en bas à droite de l’écran afin que nous puissions vous aider.
Q: Que signifie le texte rouge "Désactivé" dans les déclencheurs d’Autoflow ? A: Si vous voyez ce texte, cela signifie que l’Attribut Candidat lié à l’Autoflow a été supprimé. Vous devez modifier l’Autoflow pour prendre en compte les nouveaux attributs.
Q: Que signifie le statut "Non qualifié" pour Autoflow ? A: Le statut "Non qualifié" peut apparaître dans les opérations de dossier Autoflow dans les cas suivants : 1. L’application a été mise à jour, rendant le déclencheur Autoflow invalide (ex. : un message devait être envoyé après un délai de 5 minutes, mais le candidat a été déplacé vers un autre dossier entre-temps). 2. L’application a répondu simultanément à deux déclencheurs (ex. : déplacement vers le dossier "Complété" et envoi d’un message). Seule la première action a été réalisée, et la seconde a été marquée comme "non qualifiée". 3. L’ordre d’exécution des Autoflows n’a pas été respecté. Cela se produit souvent lorsque plusieurs actions sont configurées sous les mêmes critères et s’exécutent de manière intermittente. Q: Pourquoi mon message Autoflow avec un jeton Calendrier ne s’envoie-t-il pas ? A: Si vous utilisez un jeton de Recruteur Assigné, assurez-vous que les candidats ont un recruteur attribué. Si aucun recruteur n’est assigné, le message ne sera pas envoyé.
Q: Un Autoflow sera-t-il déclenché dès sa création ? A: Seules les nouvelles applications entrant dans le dossier déclencheront l’Autoflow une fois activé. Si vous souhaitez que les candidatures existantes soient affectées, vous devez les déplacer à nouveau dans le même dossier.
📚 Maintenant que vous connaissez les bases, explorez les articles suivants pour devenir un expert d’Autoflow :
Q: Que représente la "Version" sous Autoflows ? A: La "Version" dans Autoflow indique la version actuelle d’un Autoflow et suit les modifications apportées au fil du temps. Par exemple, si un Autoflow est marqué comme "version 2", toutes les actions déclenchées par celui-ci apparaîtront également comme "version 2" dans les journaux AP Autoflow. Lorsque vous modifiez un Autoflow, son numéro de version augmente (ex. : il devient "version 3"). Ce système de versionnage vous permet d’identifier quelle version d’Autoflow était active lors d’actions ou d’événements spécifiques.
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