A aba Equipes oferece aos gestores e agentes um espaço compartilhado para colaborar, trocar mensagens e manter as atividades organizadas. Você pode encontrar suas conversas em Equipes > Pessoas.
Você pode conversar diretamente com um agente ou iniciar uma conversa em grupo com vários agentes e colegas de equipe. Cada conversa possui seu próprio histórico de atividades, e você pode configurar rotinas para automatizar tarefas recorrentes.
Você também pode gerenciar a privacidade dos agentes para controlar quem pode interagir com eles e se podem participar de conversas compartilhadas.
Observação: A aba Equipes precisa estar ativada na sua conta. Se ela ainda não estiver disponível, entre em contato com seu gerente de contas.
Colabore e mantenha tudo organizado
Colabore com agentes e colegas de equipe. Mencione um agente para fazer uma pergunta enquanto os outros participantes acompanham a conversa e adicionam comentários.
Mantenha as atividades organizadas. Cada conversa possui seu próprio registro de atividades e rotinas para manter as tarefas relacionadas em um só lugar.
Gerencie o acesso aos agentes. Configure um agente como privado e controle se ele pode participar de conversas com outros membros.
Inicie uma conversa com agentes e colegas de equipe
Qualquer gestor pode iniciar uma conversa com agentes, colegas de equipe ou ambos.
Dependendo de quem você adicionar:
Um agente: Uma conversa individual será iniciada.
Vários agentes ou qualquer colega de equipe: Uma conversa em grupo será iniciada.
Para iniciar uma conversa:
Acesse a aba Equipes.
Clique em Nova mensagem. Um rascunho aparecerá na sua lista.
No campo Para, adicione os agentes e as pessoas que deseja incluir. Você também pode selecionar um agente em Agentes ou digitar @ seguido do nome dele na mensagem.
Escreva sua mensagem e envie.
A conversa aparecerá na aba Pessoas, e você se tornará o proprietário dela.
Gerencie as configurações das conversas
Depois de criar uma conversa em grupo, você pode alterar sua aparência e visibilidade.
Abra a conversa.
Clique no ícone de edição localizado sobre o ícone da conversa, na parte superior do painel de detalhes.
Em Aparência da conversa, altere as seguintes opções:
Título: Altere o nome da conversa. O título inicial é gerado com base no objetivo ou na primeira mensagem.
Quem pode visualizar: Selecione Pública para que outros gestores possam encontrar a conversa e solicitar participação, ou Privada para que apenas os membros atuais saibam que ela existe.
Cor: Escolha uma cor para o ícone da conversa.
Clique em Aplicar para salvar as alterações.
Converse com agentes em conversas em grupo
Para fazer uma pergunta a um agente, digite @ seguido do nome dele e envie sua mensagem. Se o agente precisar da sua aprovação antes de realizar uma ação, um cartão de aprovação aparecerá na conversa.
Observação: Nas conversas criadas por execuções de rotinas, as mensagens sem uma menção com @ são consideradas comentários direcionados aos outros participantes. O agente não responderá a essas mensagens.
Gerencie conversas em grupo
As ações disponíveis dependem da sua função.
Função | Permissões |
Proprietário | Convidar ou remover participantes, transferir a propriedade, alterar o nome, a cor e a visibilidade da conversa, excluí-la e aprovar ou recusar solicitações de participação. |
Membro | Enviar mensagens, mencionar agentes e sair da conversa a qualquer momento. |
Não membro | Visualizar conversas públicas e solicitar participação. O proprietário deve aprovar a solicitação. |
Abra os detalhes da conversa para visualizar seus participantes, o resultado mais recente de cada agente e a última execução de uma rotina.
Se um agente não conseguir responder, o painel de detalhes exibirá o motivo e o botão Perguntar novamente. Esse botão estará disponível apenas para a falha mais recente e enquanto você ainda tiver acesso ao agente.
Automatize tarefas com rotinas
As rotinas permitem automatizar tarefas recorrentes, programando agentes para executar instruções em um horário específico todos os dias.
Você pode criar rotinas para:
Agentes individuais: Programe tarefas para um agente específico. Cada execução cria uma conversa separada contendo apenas esse agente.
Conversas em grupo: Programe tarefas que envolvam vários agentes ou colegas de equipe. Cada execução cria uma nova conversa com os mesmos agentes, participantes e configurações.
Agendamento e limites das rotinas
As rotinas começam no horário programado de acordo com seu fuso horário, embora a execução possa atrasar até cinco minutos. Cada rotina é executada no máximo uma vez por dia, e as execuções perdidas não são recuperadas. Se sua empresa tiver um horário comercial configurado e uma rotina estiver programada para fora desse período, a execução será adiada até o próximo início do expediente.
Você pode ter até 20 rotinas ativas. As rotinas pausadas não contam para esse limite, e sua empresa pode configurar um limite diferente.
Aprovar ações automaticamente
Você pode permitir que uma rotina execute determinadas ações sem solicitar sua aprovação a cada vez. Essa opção está disponível ao criar ou editar uma rotina. As ações selecionadas serão executadas em seu nome, enquanto as ações não selecionadas continuarão exigindo sua aprovação na conversa gerada pela rotina.
Para selecionar as ações, expanda uma categoria e marque as opções que deseja autorizar ou clique em Marcar todas para selecionar todas as ações da categoria.
Categoria | Ações |
Relatórios e e-mail | Criar relatórios em PDF, Exportar arquivos CSV, Enviar e-mail a colegas (somente gerentes da empresa) |
Configuração de recrutamento | Criar autoflows, Atualizar autoflows, Reordenar autoflows, Criar conjuntos de autoflows, Renomear conjuntos de autoflows, Anexar um conjunto de autoflows a uma campanha, Desanexar um conjunto de autoflows, Reordenar conjuntos de autoflows, Desvincular ações de um conjunto de autoflows, Reordenar ações em um conjunto de autoflows |
Se o agente precisar realizar várias ações para concluir uma tarefa, todas elas deverão estar autorizadas para que a execução ocorra sem aprovação. Por exemplo, se você selecionar Enviar e-mails para colegas, mas não Criar relatórios em PDF, o envio de um e-mail com um relatório PDF anexado ainda exigirá sua aprovação.
Execute uma rotina manualmente
Clique em Executar agora para iniciar uma rotina fora do horário programado.
A execução manual não substitui a execução programada do dia e não conta como uma falha.
Retome uma rotina pausada
Uma rotina pode ser pausada automaticamente quando determinadas condições impedem sua execução. O motivo aparecerá no cartão da rotina.
Status ou motivo | Por que foi pausada |
Pausada · nenhum agente público | Todos os agentes da conversa são privados, portanto nenhum está disponível para responder. O formulário da rotina exibirá um aviso antes de você salvá-la. |
Gestor indisponível | O autor da rotina não tem mais acesso. |
Agente privado | Um agente utilizado pela rotina tornou-se privado para outro gestor. Isso também pode acontecer quando alguém que não é o autor do agente altera as instruções e a execução precisa acessar esse agente privado. |
Pausada · falhas consecutivas | Ocorreram três falhas consecutivas nas execuções programadas, fazendo com que a rotina seja pausada na próxima execução agendada. |
Uma rotina será ignorada, em vez de pausada, se o agente estiver desativado ou excluído, ou se a execução anterior ainda estiver em andamento. A rotina tentará novamente no próximo horário programado.
Para retomar uma rotina pausada:
Abra a rotina pausada.
Resolva o problema indicado no cartão da rotina.
Clique em Retomar. O motivo da pausa desaparecerá e a contagem de falhas será redefinida.
Observação: Para retomar uma rotina, é necessário haver uma vaga disponível dentro do limite de rotinas ativas da sua empresa.
Criar um agente
Você pode criar agentes personalizados na aba Equipes e utilizá-los em conversas individuais ou em grupo. Ao criar um agente, você se torna o autor dele e pode configurar sua aparência, instruções, acesso e outras opções.
Acesse a aba Equipes.
Clique em Novo agente.
Configure a aparência do agente clicando em Alterar. Você pode personalizar o ícone e escolher um estilo visual.
Preencha as cinco configurações obrigatórias no painel. O painel mostrará seu progresso à medida que você concluir cada seção.
Siga as instruções do Assistente de configuração para fornecer as informações necessárias.
Depois de concluir as cinco configurações, clique em Ativar agente para disponibilizá-lo.
Você pode salvar seu progresso como rascunho antes de ativar o agente. Se não precisar mais do rascunho, clique em Excluir rascunho.
Configure seu agente
O painel de configuração orienta você por cinco opções obrigatórias:
Configuração | Descrição |
O que ele faz | Descreva em uma ou duas frases as tarefas que o agente realiza. Isso ajuda a definir seu objetivo e suas responsabilidades. |
Nome | Escolha o nome que os usuários utilizarão para identificar e mencionar o agente. |
O que pode consultar | Defina as campanhas, pastas e dados de candidatos aos quais o agente pode acessar. |
O que pode fazer | Especifique as ações que o agente pode realizar, como mover candidaturas ou atribuir etiquetas. |
Instruções | Defina como o agente deve se comportar e quais etapas deve seguir ao realizar suas tarefas. |
O indicador de progresso mostra quantas configurações foram concluídas. Você só poderá ativar o agente depois de configurar todas as cinco opções. Depois de ativado, o agente aparecerá no seletor de agentes e poderá ser adicionado às conversas. Como autor, você também poderá gerenciar suas configurações de privacidade e criar rotinas para ele.
Configure agentes como privados
Você pode configurar um agente como privado para controlar quem pode interagir com ele.
Somente você, como autor do agente, pode mencioná-lo, adicioná-lo ou atribuí-lo por meio do sistema de roteamento.
Outros gestores não verão o agente no seletor de agentes. No entanto, o proprietário da empresa poderá visualizar os agentes privados de outros gestores em modo somente leitura.
Permita que agentes privados participem de conversas compartilhadas
Você pode ativar Pode participar de conversas compartilhadas para permitir que seu agente privado participe de conversas em grupo com outros colegas.
Essa configuração permite adicionar o agente a conversas compartilhadas, mas não autoriza os outros participantes a interagir com ele.
Configuração | Comportamento |
Desativado | O agente só poderá participar de conversas nas quais você seja o único membro ativo. Não será possível convidar outras pessoas nem aprovar solicitações de participação enquanto o agente estiver presente. |
Ativado | O agente poderá participar de conversas em grupo. Os outros membros verão um ícone de cadeado e a mensagem Somente [seu nome] pode fazer perguntas a ele, mas não poderão mencioná-lo. |
Quando você configurar um agente como privado, uma janela de confirmação mostrará as conversas e rotinas das quais ele sairá.
Após a confirmação:
O agente sairá de todas as conversas das quais você não participa e publicará uma mensagem @agente saiu da conversa em cada uma.
As rotinas criadas por outros gestores que utilizem esse agente serão pausadas.
Se você sair de uma conversa, seus agentes privados também sairão.
Observação: Depois de alterar as configurações de privacidade de um agente, atualize a página para visualizar as mudanças na página Rotinas.
P: Por que não consigo mencionar um agente?
R: O agente pode ser privado e pertencer a outro gestor. Somente o autor pode interagir com ele. Se precisar de acesso, peça ao autor que revise as configurações de privacidade do agente.
P: Por que não consigo convidar alguém para uma conversa em grupo?
R: Um agente privado na conversa pode estar com a opção Pode participar de conversas compartilhadas desativada. Peça ao autor do agente que ative essa configuração ou remova o agente antes de convidar outro participante.
P: Por que um agente saiu de uma conversa em grupo?
R: O autor do agente pode ter alterado suas configurações de privacidade, fazendo com que ele saia das conversas às quais não tem mais acesso. Uma mensagem informando que o agente saiu aparecerá na conversa.
P: Uma rotina pausada conta para o limite de 20 rotinas?
R: Não. Apenas as rotinas ativas contam para esse limite.
