Optimiza tu proceso al integrar la colección de documentos en tu flujo de trabajo para aumentar la eficiencia y brindar una experiencia más fluida tanto para los reclutadores como para las personas candidatas.
Crear una Plantilla de Documento
Ve a Plantillas > Documentos.
Selecciona Recolectar Documento.
Ingresa un Nombre de Documento (máx. 70 caracteres).
Sube una Muestra (PNG, JPEG, Doc, PDF, CSV) para ilustrar el formato deseado o solicita a los usuarios descargar, completar y subir el documento.
Especifica Instrucciones (máx. 1000 caracteres) para los candidatos durante las solicitudes de documentos.
Elige Nivel de Permiso:
Acceso completo - el documento puede ser visto/descargado por cualquier persona.
Acceso restringido - Visible para todos los usuarios, pero solo descargable para Administradores de Incorporación.Haz clic en Guardar.
Estas plantillas de documentos pueden ser utilizadas como preguntas de Subir de Archivos para entrevistas de preselección y especialmente para preguntas de incorporación. ¡Ve a la Biblioteca de Plantillas de Preguntas para configurar estas preguntas!
Mira una guía rápida de cómo crear plantillas de documentos con Kevin:
Solicitar Documentos vía Correo Electrónico o Chatbot con Tokens de Adjuntos
Puedes solicitar un documento utilizando correo electrónico o chat, vinculándolo a la plantilla correcta con el token <Archivo adjunto por correo> y el token <Archivo adjunto de chat>.
Envía un mensaje al candidato para solicitar el documento, incluyendo el token <Archivo adjunto por correo>
Elige un Tipo de Documento: Adjuntos almacena los archivos en la sección de Adjuntos del candidato, mientras que Documento los guarda en la pestaña de Documentos. Si seleccionas Documentos, especifica el tipo de documento y haz clic en Confirmar. Si no se elige un tipo de documento durante la solicitud, se cargará sin un nombre.
Selecciona tu canal preferido y haz clic en Enviar.
La persona candidata debe enviar el documento a la dirección de correo electrónico proporcionada para que se guarde en la plantilla de documento especificada.
Al usar el token <Archivo adjunto de chat>, el proceso sigue siendo el mismo, excepto que el token no incluirá una dirección de correo electrónico. La persona candidata puede enviar el documento a través del chat, y se guardará en la plantilla de documento designada.
Recuerda, si deseas solicitar archivos a través de WhatsApp, utiliza el token de Archivo adjunto de chat.
Gestiona los documentos de la persona candidata
Después de que una persona candidata envíe los documentos requeridos, encuéntralos en la sección de Documentos de su perfil:
Visita el perfil de una persona candidata en la pestaña de Leads y selecciona Documentos.
Si un archivo no cumple con los requisitos, utiliza el icono de lápiz para editarlo y eliminarlo. Puedes cargar hasta cinco (5) archivos por perfil de la persona candidata.
Para descargar un documento:
Para descargar un documento único, ve al perfil de la persona candidata > Documentos.
Selecciona un documento y haz clic en el archivo, se abrirá en una nueva pestaña, desde allí descarga o guarda el documento.
Si eres un administrador de incorporación, puedes descargar todos los documentos enviados desde la sección de Documentos.
Algunos documentos pueden ser validados automáticamente por el sistema utilizando la función de OCR, por lo que no necesitas revisar y validar todos los documentos uno por uno. Busca la etiqueta de OCR en la lista de documentos para ver todos los documentos admitidos que pueden ser reconocidos por OCR.
Nota:
Siempre que enviemos un token de archivo adjunto por chat/correo electrónico, se creará un documento vacío.
Cuando la persona candidata responda con el archivo, debería ser añadido al espacio creado.
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