El Flujo Automático es una herramienta que nos permite desencadenar acciones automáticas en el proceso de reclutamiento, con la capacidad de procesar candidatos incluso cuando estás durmiendo.
Lo que puedes automatizar con el Flujo Automático:
Transferir Candidatos (Campaña o Carpeta)
Crear Aplicaciones
Asignar Etiquetas
Calificar Aplicaciones
Enviar Evaluación
Enviar Set de Preguntas
Enviar Mensajes (SMS, email, WhatsApp, Messenger)
Con el Flujo Automático podrás desencadenar diversas acciones que te permitirán manejar grandes volumenes de aplicaciones en tiempo real con una sencilla configuración lógica, que utiliza los Atributos de Candidatos como un identificador para desencadenar los movimientos.
Comencemos con la configuración del Flujo Automático
Ingresa a la Configuración de Campaña > haz cliec en la pestaña de Flujo Automático (Flujo Automático)
Haz clic en el botón 'Agregar Acción' para empezar a crear un nuevo Flujo Automático.
Cómo usar el Flujo Automático
El Flujo Automático sigue una estructura 'Si es esto, entonces esto", lo que quiere decir que consiste en dos partes, un set de gatillantes (si es esto), junto con una acción (entonces esto) que se va a desencadenar cuando el criterio se cumpla. Puedes empezar a crear un Flujo Automático haciendo clic en el botón 'Crear Disparador'.
Crear un Disparador
Escoge una Carpeta base; todos los candidatos que entren a esta carpeta serán revisados por el Flujo Automático. Clic en Siguiente.
Construye el criterio; el criterio se basa en Atributos de Candidatos, que son comparados a un valor escogido utilizando operadores (es, no es, está presente, etc.) Aquí, agrega Añadir para incluir el criterio.
Víncula el criterio; puedes incluir diversos criterios y vincularlos usando cláusulas de Y/O. Y requerirá que todo el grupo de criterios se cumpla, mientras que O requiere sólo un criterio se cumpla del grupo. Cuando termines, haz clic en el botón Crear.
Eso es todo; ya creaste un disparador. Para aprender más sobre este paso, puedes revisar el artículo en profundidad sobre Desencadenadores del Flujo Automático.
Crear una Acción
Click en Agregar Acción para seleccionar la acción que desencadenará el Flujo Automático una vez que se cumplan los criterios ya configurados.
Escoge una acción masiva o acciones para enviar mensajes.
Completa la información requerida por la acción.
Clic en Guardar ¡y listo! el Flujo Automático está configurado.
Buscar y filtrar Flujos Automáticos
Puedes encontrar rápidamente cualquier Flujo Automático usando la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla. Solo escribe palabras clave o frases que puedan estar en la configuración del Flujo Automático, por ejemplo "Entrevista", y verás una lista con todos los Flujos Automáticos que contengan esos términos.
Además de buscar por palabras clave, también puedes filtrar los Flujos Automáticos por su Carpeta asociada o por el tipo de acción. Por ejemplo, si solo quieres ver los Flujos Automáticos que están relacionados con la Carpeta "Completado" o aquellos que incluyan demoras, usa los filtros que están junto a la barra de búsqueda.
Para resultados aún más precisos, puedes combinar los filtros con una búsqueda por palabra clave y así encontrar exactamente lo que estás buscando.
Duplicar Flujos Automáticos
Puedes duplicar tus Flujos Automáticos para luego editarlos si necesitas flujos similares. En el menú, haz clic en la opción de Duplicar. Luego puedes usar la opción de Editar si lo necesitas.
Archivar Flujos Automáticos
Puedes Archivar los Flujos Automáticos existentes para despejar tu lista. Esto tendrá el mismo efecto que desactivarlos, excepto que no aparecerán en tu lista de Acciones. Puedes encontrar esta opción en el mismo menú de tres puntos. Para revisar y desarchivar Flujos Automáticos archivados, puedes ver la pestaña correspondiente.
P: ¿Cuánto demora en activarse una acción de un Flujo Automático? R: Dentro de 5 minutos.
P: ¿Importa el orden del Flujo Automático? R: Sí. El Flujo Automático desencadena sus aplicaciones en orden consecutivo. Por ende, debemos cuidar el orden de creación para prevenir errores con acciones dependientes y consecutivas.
P: ¿Dónde encuentro el Flujo Automático de una campaña? R: Puedes encontrarlo en los Ajustes de Campaña. Desde la lista de campañas, haz clic en el menú (⋮) para tu campaña y haz clic en configuraciones; luego puedes seleccionar Flujo Automático del lado izquierdo de la pantalla. ✦ ¿Por qué no puedo ver Flujo Automático en mis Ajustes de Campaña? R: El Flujo Automático está habilitado para la mayoría de cuentas; sin embargo depende de tu acceso y permisos; habla con tu Gerente de Cuentas o el equpo de Soporte de Producto para recibir ayuda. R: Haz clic en la acción que deseas activar o desactivar e ingresa a la configuración del Flujo Automático, dentro de la pantalla encontrarás un switch verde con el que puedes activar o desactivar el Flujo Automático.
P: ¿Cómo puedo copiar un Flujo Automático de una Campaña a otra? R: Puedes seguir este tutorial que te muestra cómo Copiar Configuraciones de Flujo Automático . R: Cualquier usuario a excepción del 'Administrador Limitado' puede VER la configuración del Flujo Automático en una campaña. Sin embargo sólo 'Propietarios' pueden añadir o editar los Flujos Automáticos. R: El Flujo Automático sólo afectará un candidato a la vez, la primera vez que ingresen a la carpeta base. Esta acción no se repitirá si el Flujo Automático ya ha procesado a un candidato.
P: ¿Qué significa un texto rojo que dice Deshabilitado en el disparador del Flujo Automático? R: Si ves este texto, el Atributo de Candidato relacionado al Flujo Automático ha sido borrado. Puedes editar el Flujo Automático para incluir cualquier Atributo nuevo. R: Si estás utilizando el token de Reclutador Asignado asegurate que sea en una étapa donde los candidatos tengan un Reclutador Asignado (en el perfil del candidato). Si no tienen uno, el mensaje no será enviado.
P: Se activará el Flujo Automático apenas lo creo? R: Sólo se activará para aplicaciones que entren a la carpeta después de activar el Flujo Automático. Si quieres que se aplique a aplicaciones existentes, vuélvelas a mover a la carpeta.
P: ¿Qué significa el estado "Unqualified" en un Flujo Automático? R: Obtenemos el estado "Unqualified" en las operaciones de un Flujo Automático en los siguientes casos:
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